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辦公室新手必備!檔案傳輸、影像編輯、雲端會議等 30 款線上工具懶人包

其實會想寫這個主題是一位二度就業的媽媽,以前從事業務工作現在任職一間公司的行政助理,可是只會 Office 的基本操作,想要多學一些可以提升工作技能的東西,但是網路上的資訊太多,光是阿湯的網站就不知道該先學什麼好,所以阿湯就整理這篇,給剛出社會的新鮮人,或是以前在不同職業領域的辦公室新手,除了要會 Office 系列軟體之外,還有什麼是必備的?

因為軟體下載的限制比較多,所以主要介紹可以線上使用的相關工具,分成十大類別,每種類別列出三樣適合入門的項目讓大家選擇,阿湯有寫過的會再另外提供專文連結,協助大家詳細理解各項功能及用途。

檔案傳輸

  • reep.io

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首先介紹檔案傳輸類,這個線上平台是利用點對點傳輸,加入文件後產生一個網址再將連結傳給要接收的那方即可,還可以設置密碼提高安全性。

  • Takeafile

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同樣是利用 P2P 傳檔,這款除了提供連結之外還可以藉由 QR Code 或 Email 分享,因為只是線上連結並沒有上傳檔案,記得在他們下載完成前不要先關網頁。

  • Plover

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這個網站是最近阿湯愛用的,可以在同一個 Wi-Fi 下一次跨平台傳多人,至於速度就是看大小,不過阿湯試了幾種不同格式的檔案都是幾秒鐘完成。

文件轉檔

  • PDFCandy

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PDF 相關工具是辦公室必備的,這款支援各種格式及編輯方式,除了直接拖入檔案也可從雲端硬碟上,覺得好用的話也有 Windows 版可下載。

  • LightPDF

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也是免註冊的多功能 PDF 工具,優點是沒有時間及次數限制,不過桌面版的功能比較完善就是。

  • iLovePDF

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這款在編輯內容細節的部分還不錯,如果不想花錢,阿湯是建議多儲存幾個網站,以免到時候不夠用,當然付費是更方便一點。

圖片編輯

  • Background Burner

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編輯圖片最常用的應該就是去背了,這個網站是很多人的首選,背景單純的話自動處理功能還不錯,對於比較複雜的背景就要自己再修過了。

  • BeFunky

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喜歡加濾鏡的話很適合這款工具,套用後可以再自己調細節,還可以加入各式邊框和圖樣、藝術效果,並具備簡單的圖層檢視功能。

  • Fotor

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阿湯整理相片文字 APP 懶人包時收錄過 Fotor,除了跨平台優勢之外,功能也非常豐富、多樣化,免費素材夠多還可以雲端保存,還能編輯海報及其他文件,很適合影像處理入門。

影音剪輯/轉檔

  • Audio Cutter

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YouTube 轉檔工具可以將音樂轉 MP3,當作 PPT 背景配樂或自製鈴聲都很需要,這個網站除了轉檔還能進行簡單的剪輯,還可以轉成 iPhone ringtone 或是 AMR 、 WAV 、 AAC 檔,最後再下載到電腦或存雲端。

  • WeVideo

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提供簡單的剪輯與錄製,也有主題可以套用,免費版每個月可匯出 5 分鐘、1 GB 空間及 22 首音樂資源,大家可以先試用再考慮要不要付費升級。

  • Clipchamp

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可線上進行影片編輯、轉檔、壓縮及網路攝影機錄製,雖然是英文版但介面簡潔易懂,也有使用教學,免費版可無限製作但會有浮水印,如果要商用建議考慮付費方案。

螢幕截圖/錄影

  • ShowMore

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螢幕截圖或錄影的線上工具比較少,通常都是下載軟體使用,阿湯介紹過的這款算是相當簡單好入門的,在錄影同時就可以進行劃線、文字等編輯,在時間軸拖曳範圍即可剪接。

  • ScreenShot

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雖然是線上版但開始錄製前要下載啟動器,完成後點中間的開始截圖就會出現懸浮工具列,接著按下圖示或快速鍵擷取畫面,可以同時進行框線、加箭頭等編輯,還能設定延時幾秒後截圖,最後提供 PNG、JPG、GIF 等六種圖片格式選擇儲存,阿湯覺得蠻好用的。

  • Web-Capture

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如果想儲存整個網頁可以使用快速截圖的方式,像這個工具只要貼上網址並選擇格式,就會幫你瞬間抓圖轉檔,完成後可直接檢視或下載儲存,適合將網頁存成 PDF 後再作成資料庫或組織工作報告。

語言學習/翻譯

  • Linggle

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在職場上精進英文能力是很重要的,除了 Google 翻譯之外可以多利用幾樣不同的工具來查單字,並順便學習,這款是利用詞性來查詢字詞間的關聯,增進靈感並協助英文寫作的進行。

  • Netspeak

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提供五種搜尋規則,只要依照方法輸入字詞就能查詢不同組合、取代、比較、相近詞,以及修正文法的功能,建議跟上一款搭配使用,請進到阿湯寫過的專文看案例示範會比較清楚。

  • Grammarly

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這款知名度蠻高的,除了網頁版及 Chrome 外掛也能支援 Word 和 Outlook,貼上句子就能幫你檢查語法、拼寫、標點符號,利用 AI 進行即時並準確的修正,跟上司或客戶進行英文通信或對話送出前一定要來檢查一下,避免失禮。

雲端會議

  • ChatWork

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除了 LINE 和 FB,重要的討論還是要用專業一點的工具比較好,這款具備文字、視訊、語音三項會議功能,既方便搜尋對話紀錄也能跨裝置同步資料,除了群組也可一對一,文章內有附上與 LINE 的比較圖,大家可以參考看看。

  • join.me

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阿湯之前的介紹文是著重在遠端控制的部分,利用網址進行連線相當方便,操作起來也很簡單,也能當成簡單的會議工具,適合用在需要遠端查看電腦或文件、一邊進行對話的用途。

  • Skype

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這個應該人人皆知的聊天工具,但其實可以不用安裝也不用註冊帳號,在網頁開個聊天室把連結丟給朋友就能開始進行對話,不需要就關掉,很適合臨時會議或是跟不熟悉的人,不想給他社群帳號又不得不線上交談的時候用這個就對了。

雲端行事曆

  • Google 日曆

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行事曆工具不管是個人或公司都很需要,尤其團隊成員需要互相知道工作進度或是重要日程,建立一份共用的日曆會方便很多,Google 是大家最常用的工具,不僅跨平台也方便和 Google 的其他程式進行連結與同步,在幾乎人人都有 Google 帳號的時代是最便利的。

  • Jorte

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行事曆這種東西一定要網頁和 APP 互相配合才最能發揮價值,畢竟手機方便隨身攜帶,像這款介面清晰易懂又好操作,可在公司用電腦雲端登入與同事討論,到外面再用手機更新狀況,個人行程及工作歷程都能輕鬆管理。

  • TimeTree

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共用行事曆最知名的就是這款,用在彙整大家的行程表,或是依不同目的、團體來分別建立多項日程,特點是每個行程都算是一個聊天室,可以在底下進行群組討論、分享照片等等,也能匯入預定內容,更方便掌握工作流程或活動規劃。

設計素材庫

  • 免費圖片

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在各式廣告、海報、LOGO、DM 等不同型態的平面設計上,免費圖庫都是必備的,可挑幾個喜歡的放收藏,想用的時候就能利用關鍵字或類別快速找到需要的素材。

  • 免費圖示

專文:請點我

不只從事介面設計行業需要收集 ICON,一般人進行各類美編如果可以搭配圖示會更有效果,就看大家怎麼去運用了。

  • 免費影片

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除了自己從頭開始做,也越來越多人會用既有的影片片段來加以編輯,或是當作講解範例,當然 CC0 沒有版權問題的免費素材是最受歡迎的。

Google 系列

Google 好用的東西相當多,阿湯列出三樣應該是大家最常用的並提供首頁連結,可是阿湯寫過的相關教學實在太多了,不知道舉哪些為例比較好,請大家自己在就是教不落裡搜尋文章,有問題再提問吧。

  • Google 雲端硬碟

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  • Google 地圖

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  • Google 相簿

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阿湯 作者:阿湯

對電腦 & 網路資訊充滿興趣與熱情、瘋了似的每日堅持發文,「阿湯」這個名字是由湯姆克魯斯而來的,雖然我沒有他帥氣,也不會演電影,但我會寫文章….

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