電腦小教室 / 第 39 頁

2017 年快結束了阿湯也想來個大彙整，說起來 2017 年就是教不落跟以往最不一樣的，就是增加很多「電腦小教室 - Office 相關教學」系列，一到十二月剛好整整 60 篇，每次發表都獲得不少迴響，在文章中與上次的直播影片也提到這些多半是網友問、我也覺得有用的才會去研究，因此今年算是跟大家一起學習了不少 Office 技巧，現在就來看看最受歡迎、大家都說讚的的前 20 名實用文是哪幾篇吧。

PowerPoint2016 之後充實了不少功能，例如阿湯介紹過的 SmartArt 工具，就有很多好用的設計模板可套用，以及更加豐富的動畫效果等等，對於頁面上方眼光撩亂的功能區雖然用習慣了就知道東西在哪裡，但還是有一些項目是要從其他地方挖出來，如果能更人性化一點就好，這篇阿湯就教大家如何增加新的索引頁籤，編輯常用的功能選項，個人化你的 PPT 軟體，相信可大大提升工作效率。

隨著微軟 Office 系列越來越進步，現在製作簡報可加入的元素越來越多， PowerPoint 的功能也越來越強大，像是阿湯寫過的「利用 SmartArt 圖形功能，讓圖片自動在 PPT 中快速排版」這篇，就介紹了方便的 SmartArt 模板，現在要在投影片上畫圖都沒問題，內建就有各種形狀可使用，只要在置入後叫出格式設定，就能盡情編輯內容，視窗也可任意移動調整成最適合你的模式。

好一陣子沒開 Excel 小教室了，大家是不是有點懷念呢？其實一方面是阿湯發現其他沒講過的函數，不是太難、太冷門，就是太簡單不需要特別講解，一方面是沒有人提問，大家要多提問啊，阿湯會竭盡所能為大家解答的，這篇要介紹的是「COUNTBLANK」這個函數，使用時機在於計算特定範圍內，「空白」的儲存格有多少個，其他數字包含「0」就都不會列入計算。

常用 Google 日曆的人可能會碰到，不知道什麼時候它自動建立了一項行程，那是因為 Google 會很貼心的掃瞄你的 Gmail，並將信件中有關於訂票、訂房等行程的內容，自動加入你的行事曆，但這有時候會造成困擾，例如你的行事曆是公私並用，或是與他人共用，你應該不會想要自己 mail 裡的資訊被看到，其實可以手動關閉這項設定，保持你的隱私及資訊安全。

現在不少企業都用 Gmail 來當作公務往來信箱，在幾乎人人都有 Google 帳戶的時代，Gmail 的確是比較快速又方便的選擇，隨著 Google 不斷進步，現在提供了不少應用程式可讓 Gmail 及 G Suite 用戶作為外掛使用，包括人資、法務、行銷、網站開發、教學工具等，大部分是公司常會用到的類別，可能有些程式是你本身就有在使用的，安裝之後你就在收信夾進行相關操作，省下不少時間。

大家在儲存 Word 檔案時，只有設定存到電腦裡嗎？那如果電腦突然壞了，或臨時停電，那就不好辦了，以往比較傳統的方式是每隔一段時間將電腦資料備份到隨身碟，但建議還是由雲端備份比較好，那麼停電時還可以利用手機查看，這篇阿湯就來教大家怎麼新增 Dropbox 和 Google Drive 的連結，讓你可以輕鬆的將檔案儲存到雲端，不僅方便使用，多了一層保障也比較安心。

將做好的表格直向轉橫向，最簡單的方式就是先整個複製再用「轉置」貼上，但這樣做只能讓你的資料做到基本的「重複」而已，怎麼說呢？如果你確定表格要交出去了不會再改那就用這招沒差，但如果加上「TRANSPOSE」這個函數，當你在原始表格內做了哪些更改，旋轉後的新表格也會一起更改，因為「TRANSPOSE」是屬於「陣列公式」，可讓同樣的公式套用到所有儲存格，來看範例。

上次發表這篇「如何使用 Word 編輯 PowerPoint 大綱，再匯入簡報進行製作」後，有網友跟阿湯說其實也可以用記事本（文字文件）來編輯，而且速度比 Word 快很多，由於阿湯很少在用記事本就稍微研究一下，發現超級簡單的！只要將資料打進去再利用「Tab」鍵就能完成，不用選擇這行是標題一、標題二，但前提就是你對投影片的架構已經相當清楚，比較不容易搞混，一起來看看怎麼用吧。

隨著 Google 雲端硬碟、文件、試算表的使用度越來越高，這些線上工具也一直在改善，現在 Google 簡報已經可以在製作時插入 Google Keep 記事本的資料，而企業版的功能更加入了連結選項，讓兩個簡報之間可以同步更新，不用一直切換視窗改來改去，另外像格狀檢視、在不同平台間隱藏投影片，以及各式各樣的外掛程式，都讓 Google 簡報更加方便好用，可望有一天能取代微軟 PPT。