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你不可不知的 10 項 Word 隱藏版小技巧:大綱模式、圖表、文件檢查及翻譯等等

2018/07/18 電腦小教室

Word 有不少隱藏版功能,有的阿湯也不知道,相信大家也不可能一開始什麼都會,都是一樣慢慢摸索,學到好用的就分享給大家,像隱藏圖片取代群組圖片等,有的可能看起來微不足道,但如果懂得運用可能會在關鍵時刻發揮極大效果,今天要介紹 10 項小技巧,包括:切換功能區、大綱模式、雙擊以輸入文字,圖表轉換、方程式,活用剪貼簿、翻譯、調整字距,檢查文件及隱藏文件,往下看吧。

你不可不知的 10 項 Word 隱藏版小技巧:

以下用 Word 2016 版來作示範,大部分功能 2013 甚至 2010 版就有,如果你找不到這項功能,那應該就是版本不符了。

  • 切換功能區來集中注意力

有些時候我們需要用一些小技巧來集中注意力,例如調整上排的「功能區」,當你文字越打越多擠滿了畫面,或是包含圖片表格等亂七八糟的東西,可能會需要更清爽的版面來釐清思緒,這時候我們可以取消固定,改以摺疊的方式讓功能區自動隱藏,需要的時候再點擊頁籤讓它出來。

  • 使用大綱模式

如果你的文件內容相當長,編輯起來一定更加不容易,這時候可以在檢視的地方選擇「大綱模式」,再經由分層和重新排序來編輯你的大鋼,這樣的模式也可用在找特定的內容,快速建立草稿或格式化,增進工作效率。

  • 雙擊以任意輸入文字

這個功能比較不好示範,簡單來說就是你可以把 Word 當作草稿,這種草稿是相當自由的,只要在頁面上點兩次左鍵(尺規有開的話同時也會出現定位點),就可以輸入文字並不受「位置」的限制,也就是說你可以將頁面當作繪圖區的畫面,進行心智圖或各種圖表的繪製,隨興的編輯可能會激發更多靈感,不過這一切都要在 Web 版面配置下才能使用。

  • 將數據轉為簡單的圖表

有兩種方式來插入圖表,第一種是從插入頁籤 → 圖表,另一種就是從插入 → 物件 → 建立新物件,並選擇 Microsoft Graph Chart,自動匯入內容後再行編輯,如果數據相當龐大,建議還是用 Excel 編輯吧。

  • 插入方程式

內建的方程式其實很強大,常見的各種公式、定理都能找得到,可以充分利用來設計自己的數學、物理或化學高級方程式,還支援筆跡可以用寫的來輸入,阿湯不禁想:沒這項功能以前的老師們,是怎麼出題目的呢?

活用剪貼簿

Word 內建的剪貼簿可以保留 24 個項目,將小箭頭點開後可以看到最近剪取的內容,包含文字及圖片等,並選擇個別或全部貼上、清除內容,也能移動視窗放在想要的位置。

  • 翻譯文件

應該不少人習慣將要翻譯的文字手動複製,再貼到 Google 翻譯網頁上,其實微軟翻譯也不錯用,在校閱頁籤點開「翻譯」,選擇整篇線上翻譯、只翻選取文字或迷你翻譯工具,不確定的話可以跟 Google 比較看看結果。

調整字距

點開字型旁邊的小箭頭開啟設定,到進階區看到字元間距,再根據需求更改間距、位置及多少點以上套用,以獲得更好的視覺效果,當你在 Word 上設計大字體時,字距就變得相當重要,像是電子書封面、論文封面等。

檢查文件

從檔案 → 資訊 → 檢查文件這項,點開查看問題 → 檢查文件。

勾選要檢查的項目後按下檢查,結果出來顯示驚嘆號的項目就是有問題的部分,可以在這裡移除內容,或選擇回到文件去更改,通常會用在共用的文件,如果你擔心透漏的什麼隱私或安全相關的內容,就可以用這個方式。

隱藏內容

Word 的文字是可以隱藏的,選取要隱藏的部分後再點開字型設定,勾選「隱藏」,底下也能預覽確認一下內容,可以用在設計測驗,或只是想隱藏一些不想被看到的話。

就像這樣的 Q&A,可以隱藏答案之後列印出來,顯示答案後再印一遍,這樣的話就可以相當輕鬆的完成題目卷和答案卷了。

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阿湯 作者:阿湯

對電腦 & 網路資訊充滿興趣與熱情、瘋了似的每日堅持發文,「阿湯」這個名字是由湯姆克魯斯而來的,雖然我沒有他帥氣,也不會演電影,但我會寫文章….

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