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Excel 小教室 – 通訊錄中的人名有兩個字跟三個字的,要怎麼對齊?

2018/07/09 電腦小教室

一個好看的文件顯示出來一定要整齊,不管是老闆要求還是自我要求,「對齊」不只可以讓你的文件更美觀的呈現出來,也能加快一些功能的操作速度,今天要教的是,在「Excel 小教室 – 當姓名欄位有兩個字及三個字,如何把姓與名分開在兩欄」這篇後有網友問,將姓名分開來後要對齊,除了按空白鍵還有其他方法嗎?因為他們公司很多大陸客戶,所以兩個字的名字還蠻多的…下面阿湯就來示範怎麼處理吧。

如何將不同字數的人名對齊?

以下面這份表格來說,姓名欄中有兩個字也有三個字,希望修改後會呈現通通對齊的樣子,我們直接要利用幾個函數,先看解說。

IF

IF 是一個邏輯函數,在條件符合時傳回一個值,並在條件不符合時傳回另一個值。

語法:

IF(logical_test, value_if_true, [value_if_false])

LEN

用來計算字符數,會傳回文字字串中的字元數。

語法:

LEN(text)

LEFT

會傳回文字字串中的第一個字元或前幾個字元 (根據您指定的字元數而定)。

語法:

LEFT(text, [num_chars])

  • Text 必要。 這是包含您想擷取之字元的文字字串。
  • Num_chars 選擇性。 這會指定您要用 LEFT 擷取的字元數。

RIGHT

會傳回一文字字串的最後字元或字元組 (依據您所指定的字元組數)。

語法:

RIGHT(text,[num_chars])

  • Text 必要。 這是包含您想擷取之字元的文字字串。
  • Num_chars 選用。 這會指定您要 RIGHT 擷取的字元數目。

要完成本篇的目的,我們得到的公式為

=IF(LEN(B3)=3,LEFT(B3,3),LEFT(B3)&”  “&RIGHT(B3))

LEN 函數是計算字符數,LEFT 是引用字符,RIGHT 是從右邊第一個字符開始到指定字符的引用,& 是連接符了,意思是,假如姓名是 3 個字符,就引用這個單元格,否則的話,引用這個單元格的第 1 個字和最後 1 個字,中間是要插入的空格,再用 & 連接起來,上面的 B3 是阿湯引用的儲存格(李白),記得要改成你引用的那一格哦。

Enter 後出現結果,比較要注意的是,公式裡的「” ”」中間要空多少格才能對齊,這個可能就要自己視情況調整。

下拉完成,如果發現沒有對很齊,問題多半是出在字與字之間的空格數,字型大小與種類也會有些微差異,這也是要自行調整的。

如果姓名加起來四個字怎麼辦?同樣的公式,「司馬相如」就會變「司如」,要怎麼讓四個字都在,還能對齊呢?

當然也可以用公式來解決,只是會更複雜,不如用另一個方法,選取整欄後按右鍵 → 儲存格格式。

在對齊方式底下的「水平」,選「分散對齊」,按確定。

這樣就完成了,阿湯將修改結果放在一起比較,其實你也可以一開始就用分散對齊,阿湯是為了順便講解空格的用法才用函數,而且跟分散對齊比起來還是會有差異,大家試試看。

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阿湯 作者:阿湯

對電腦 & 網路資訊充滿興趣與熱情、瘋了似的每日堅持發文,「阿湯」這個名字是由湯姆克魯斯而來的,雖然我沒有他帥氣,也不會演電影,但我會寫文章….

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