Excel 新手救星！10 個職場必學的基本函數教學，效率翻倍就靠這篇

還在用計算機按 Excel 數據嗎？面對密密麻麻的報表，學會正確的函數公式不僅能節省大量時間，還能大幅降低出錯率。無論你是職場新鮮人還是想精進技能的上班族，這篇整理了 10 個最實用、最基礎的 Excel 函數教學，從基礎的加總到 2026 年必備的 XLOOKUP，全部解詳細說明。看完這篇，讓你從此告別加班，輕鬆駕馭數據分析！

為什麼你需要精通 Excel 函數？

在 2026 年的今天，雖然 AI 工具如 Copilot 已經相當普及，但 Excel 仍然是職場數據處理的核心。AI 可以幫你寫公式，但如果你看不懂這些函數的邏輯，當數據出錯時你將束手無策。掌握 Excel 函數不僅是為了應付面試，更是為了在工作中擁有「解決問題」的能力。許多人因為不懂函數，花了一整個下午手動複製貼上，而懂函數的人只需 5 分鐘就能搞定。這篇文章將為你介紹 10 個最基本但也最重要的 Excel 函數，助你快速脫離「手動作業」的苦海。

1. SUM：基礎中的基礎 (自動加總)

這絕對是 Excel 中最常用的函數，沒有之一。雖然簡單，但很多人忽略了它除了手動輸入外，還有更快的快捷鍵用法。

• 功能：計算選定範圍內所有數字的總和。
• 語法：=SUM(數值1, [數值2], ...) 或 =SUM(範圍)
• 範例：=SUM(A1:A10) 表示計算 A1 到 A10 儲存格的總合。
• 小撇步：點擊想顯示結果的儲存格，按下鍵盤上的 Alt + =，Excel 會自動判斷並選取上方或左方的數據範圍進行加總，速度快上好幾倍！

2. AVERAGE：快速計算平均值

在製作業績報表或學生成績單時，平均值是不可或缺的指標。

• 功能：計算選定範圍內數值的算術平均數。
• 語法：=AVERAGE(數值1, [數值2], ...)
• 範例：=AVERAGE(B2:B20) 可計算 B 欄位中 19 筆資料的平均值。
• 注意：如果範圍內有空白儲存格，Excel 會忽略它；但如果是「0」，則會被納入計算。這點在統計數據時要特別小心。

3. COUNT 與 COUNTA：到底有幾筆資料？

這兩個函數常常讓新手混淆，選錯函數會導致統計人數或筆數時發生錯誤。

• COUNT：只計算包含「數字」的儲存格數量。
• COUNTA：計算所有「非空白」的儲存格數量（包含文字、數字、符號）。
• 使用情境：
  • 如果你要計算「有多少人考了試」（分數是數字），用 =COUNT(分數範圍)。
  • 如果你要計算「有多少員工有填寫姓名」（姓名是文字），用 =COUNTA(姓名範圍)。

4. IF：讓 Excel 幫你做決定 (邏輯判斷)

IF 是 Excel 邏輯函數的核心，學會它，你的報表就有了「思考」能力。

• 功能：設定一個條件，如果條件成立（True）顯示一個值，不成立（False）顯示另一個值。
• 語法：=IF(邏輯判斷, 成立時顯示, 不成立時顯示)
• 範例：假設 A2 是學生成績，及格分數為 60 分。
  =IF(A2>=60, "及格", "不及格")
• 進階應用：IF 函數可以多層巢狀使用（雖然現在有 IFS 函數更方便，但基礎 IF 邏輯必須懂），例如依據業績金額判斷獎金級距。

5. TRIM：資料清理神器 (清除多餘空白)

從公司 ERP 系統或網頁上複製下來的資料，常常會在字首或字尾帶有看不見的空白鍵，導致 VLOOKUP 搜尋失敗或統計錯誤。TRIM 是資料分析前的必備清潔工。

• 功能：清除文字字串中多餘的空白，只保留單字之間的一個空白。
• 語法：=TRIM(文字)
• 範例：如果 A1 儲存格是 " 陳 大明 " (前後都有多餘空白)，輸入 =TRIM(A1) 後，結果會變成乾淨的 "陳 大明"。

6. VLOOKUP：職場必考題 (垂直搜尋)

這是面試 Excel 技能時最常被問到的函數。雖然有新函數出現，但在維護舊報表時，VLOOKUP 依然無處不在。

• 功能：在表格的第一欄搜尋指定的值，並傳回該列中指定欄位的資料。
• 語法：=VLOOKUP(要找的值, 搜尋範圍, 傳回第幾欄的資料, 精確或模糊搜尋)
• 範例：=VLOOKUP(H2, A2:C10, 3, 0)
  意思是在 A2:C10 的範圍內，尋找 H2 的值，找到後回傳該範圍第 3 欄的資料。最後的「0」代表「完全符合」，這非常重要，忘記打 0 常常會抓到錯誤的資料。

7. XLOOKUP：VLOOKUP 的終極進化版 (2026 必備)

如果你使用的是 Microsoft 365 或 Excel 2021 以後的版本，強烈建議拋棄 VLOOKUP，改用 XLOOKUP。它解決了 VLOOKUP 不能向左搜尋、以及計算欄位數量的麻煩。

• 功能：更強大、更彈性的搜尋函數。
• 語法：=XLOOKUP(要找的值, 搜尋的陣列, 傳回的陣列, [找不到時顯示], [比對模式])
• 優點：
  1. 不需要計算第幾欄，直接選取要回傳的欄位即可。
  2. 可以向左搜尋（VLOOKUP 只能向右）。
  3. 內建「找不到時顯示」的功能（不再需要搭配 IFERROR）。
  4. 預設就是「精確搜尋」，不用再手動輸入 0。
• 範例：=XLOOKUP(H2, A:A, C:C, "查無此人") 表示在 A 欄找 H2，回傳 C 欄對應資料，找不到就顯示「查無此人」。

8. SUMIF / COUNTIF：有條件的統計

老闆只想看「台北分店」的業績總和，或是只想算「銷售量大於 100」的訂單有幾筆？這時候就不能只用 SUM 或 COUNT。

• SUMIF (條件加總)：=SUMIF(判斷範圍, 條件, [加總範圍])
  範例：=SUMIF(A:A, "台北", C:C) (如果 A 欄是台北，就加總對應的 C 欄金額)。
• COUNTIF (條件計數)：=COUNTIF(範圍, 條件)
  範例：=COUNTIF(B:B, ">1000") (計算 B 欄中有幾筆資料大於 1000)。

9. CONCAT (或 & 符號)：文字串接高手

常常需要把「姓」和「名」合併，或是把「縣市」跟「地址」接在一起嗎？

• 功能：將多個儲存格的文字合併成一個。
• 語法：=CONCAT(文字1, 文字2, ...)
• 替代方案：更直覺的做法是使用 & 符號。
  範例：假設 A1 是「王」，B1 是「小明」。輸入 =A1 & B1 會得到「王小明」。
• 進階技巧：如果想加空格，可以寫成 =A1 & " " & B1。

10. TODAY 與 DATEDIF：時間管理的幫手

在專案管理或人資計算年資時，日期函數非常重要。

• TODAY：顯示今天的日期。語法為 =TODAY()。它會隨著你每次開啟檔案自動更新為當天日期。
• DATEDIF (隱藏版函數)：Excel 說明書裡找不到，但超好用，專門計算兩個日期之間的差距。
• 語法：=DATEDIF(開始日期, 結束日期, "單位")
• 範例：計算年資。=DATEDIF(A2, TODAY(), "Y")
  這裡的 "Y" 代表 Year (年)，也可以改成 "M" (月) 或 "D" (日)。這行公式會自動算出 A2 的到職日距離今天已經滿幾年了。

總結：從「會用」到「活用」

以上這 10 個 Excel 函數，涵蓋了職場 80% 的應用場景。從基礎的數學運算 (SUM, AVERAGE) 到邏輯判斷 (IF)，再到資料查找 (XLOOKUP) 與清理 (TRIM)，熟練這些工具將是你提升工作效率的第一步。

建議大家不要只是死記語法，而是要實際打開 Excel 練習。試著把手邊的工作報表拿來套用看看，你會發現，原本需要花一小時整理的資料，可能只需要幾分鐘就能搞定。Excel 不僅僅是電子表格，它是你職場升遷、準時下班的最佳夥伴！