在 PowerPoint 中設定共用的幾個方式:雲端編輯、附件傳送、超連結

我們在編輯文件的時候常常要面臨不同人一起協作的狀況,之前阿湯在這篇「Word小教室 - 啟動文件保護功能限制編輯區域,讓部分內容只給特定人士修改」也教過權限設定,其實最常需要集體合作的應該是 PPT,畢竟很多都是分組報告才會需要製作投影片,這部分微軟提供的選項也蠻多的,以 2016 版本為例,可以上傳到雲端再邀請大家進入,或是當成電子郵件附件傳送,就看哪種方式對你們來說最方便了。

如何在 PPT 設定共用?

這篇會講到的項目都從左上角的「檔案」進入。

在左邊找到「共用」,先來看儲存至雲端,這將會讓你的文件存到 OneDrive 的位置。

選擇要使用的帳戶,如果你同時擁有多個帳戶(個人和公司等)記得不要點錯了。

在 OneDrive 完成登入後,回到檔案打開右上角共用選項,輸入電子郵件或點最右邊的按鈕連到通訊錄。

搜尋名稱或其他欄位,如果沒有在通訊錄裡可以考慮新增聯絡人,或回到上一部輸入。

邀請人員後可以再選擇對方是「可以編輯」還是只能檢視,確定後點共用將會傳送確認信給對方,或者從底下「取得共用連結」,包含可編輯或只能檢視的兩種不同性質的選項。

點建立連結就會產生網址,再複製貼給對方即可,回到共用面板也會看到剛剛建立的按鈕,可直接在這邊點右鍵複製或停用連結。

其他還有幾個項目,像是電子郵件,可以用附件、PDF、XPS 等方式來傳送,每種方式的功能都不太一樣,可視需求選擇。

如果選擇線上展示,將會透過 Office Presentation Service 來展示,並可設定檢視者能不能下載這份簡報。

將連結傳給對方後就能啟動簡報,開始線上展示了。

最後一項是以「發佈投影片」的方式,將檔案發到投影片庫或 SharePoint 網站,優點是方便追蹤與檢閱,一有變更就會收到電子郵件,大家就看看哪種模式最適合、最有效率完成協作,試試看。

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作者:阿湯

對電腦 & 網路資訊充滿興趣與熱情、瘋了似的每日堅持發文,「阿湯」這個名字是由湯姆克魯斯而來的,雖然我沒有他帥氣,也不會演電影,但我會寫文章....

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