[Evernote 專區] 還在用傳真回報業績？Evernote 表單讓銷售工作更輕鬆

很多人一定都曾經或正在從事銷售類的工作，本山人也在大大小小的門市或專櫃打工過。做過服務業就知道，雖然銷售是對外性質的工作，可是在客人看不到的時候，總有許許多多表單資料要寫，以方便管理或做業績分析的依據；另外，因為同事們不一定都會見到面（上班時間不同，休假時間也不同），常常公事不能當面傳達，通知事情也變成要用文字交接。

寸土寸金，開門做生意的地方不會有太多空間存放資料，因此表單常常全部擠在一格小小的抽屜，總是要先將壓在上面的資料一本一本拿出來，最後才能抽出要找的那一份；不然就是表單分別放在不同地方，要用時都要花時間回想在哪裡？真是頗麻煩的。

另一個困擾就是，很多公司很喜歡開一個 Line 群組發佈、詢問銷售現場情況，Line 介面用來傳達重要事項其實不太合適，一來它的版面設計只適合收送簡短句子，其次訊息會一直往上洗，往後想回頭重看時要找很久。

我在想，如果他們能用 Evernote 當作庶務平台，這些麻煩不就都省掉了。

用 Evernote 來做記錄表單，往後無論要使用、修改，都是從手機或電腦裡面找，不用再翻箱倒櫃，又不佔空間。

舉例來說，門市裡可能有一本「顧客資料」筆記，記載客人的喜好，以方便第一時間提供貼心的服務，現在可以把它移到 Evernote。

▲ 在 Evernote 裡，顧客資料可以無限增加，查看時直接輸入關鍵字，不用再翻找越積越多的紙本資料夾了！

如果你專門負責所有分店排班事宜，那麼，也把班表建立在 Evernote 裡，然後使用「共用記事本」功能，讓大家都看得到，可以省去一一通知的麻煩。

▲ 把班表排在 Evernote，月底同事們自己開啟記事本來查看班別，你就不用每個月一一寄 mail 通知，而且大家即使不在門市裡也隨時可以查看，方便在休假時間排私人行程。

早晚班人員交接店務，通常都寫在實體筆記本，放在店裡。不過如果離開現場才想起還有事情忘了交代，就得用 Line 或電話另外通知，這樣被交接的人工作時不只要對照交接本，還要看 Line 訊息或回想你電話說的內容，以免遺漏，真不方便。改用 Evernote 做交接本，讓這種狀況消失吧！

▲ 用 Evernote 傳達交接事項，即使已經下班回到家才想到有事情忘了交代，也可以馬上打開記事本補充，而且不像電話或 Line 通知一樣，需要擔心是否影響同事休息。

另外，很多連鎖店或專櫃，總公司主管並不會在銷售現場，所以現場人員需要每天回報銷售狀況。如果這些每天要向總公司回報的資料，可以直接發佈在 Evernote 的共用記事本，不僅主管查看方便，也節省現場人員每天打電話、傳真回報衍生的成本。

▲ 把業績回報工作也雲端化吧！公司成本減少，現場人員也可以有更多時間專心衝業績。

我想起以前工作過的地方，一天要跟好多不同部門回報業績，可是公司電話經常無人接聽，傳真表單時也經常線路異常傳送失敗，簡單的行政庶務佔去許多時間。倘若表單都能改放在 Evernote，絕對能讓現場運作更有效率。