Excel 小教室 – 使用「資料驗證」製作下拉式選單,就不怕輸入錯誤

建立人事資料表是很麻煩的事情,尤其員工很多的公司如果要求紀錄的項目又很多,一個一個打實在很累,其實我們可以將一些固定的資料製作成清單,例如性別、血型、星座等,目前都是那幾個不會變動,就建立一個下拉式選單並利用「資料驗證」的方式,讓你在選擇的同時也不會出錯,而這樣的清單因為是自訂的,也可隨時變更內容方便活用,直接用滑鼠點選,省去不少鍵盤輸入的時間。

如何使用「資料驗證」製作下拉式選單?

假設現在要建立一個星座的清單,先選擇一整個「星座」欄位,再到資料 → 資料驗證。

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設定資料驗證準則,儲存格內允許「清單」,右邊兩個項目預設勾選,然後在「來源」的地方輸入清單內容並以逗號分開。

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成功,現在只要在這個欄位點選員工的星座即可。

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生日日期也能用這個方式,雖然我們沒辦法像一些網站或 APP 一樣將年月日分開設定讓你可以都用選的(也是可以啦但不建議…),但可以建立一個日期範圍,讓你不會輸入錯誤的資訊,畢竟數字很容易打錯的,來吧,選日期欄後一樣點資料驗證,儲存格內允許「日期」→ 資料「介於」,並輸入開始與截止日。

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那麼像「2000」年出生這樣不符定義的內容,就無法輸入了(因為這個公司不錄取未成年人與 40 歲以上人士…)

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如果你的清單可能或者經常變動,那麼你可以使用「範圍」的方式,到資料驗證後在「來源」點旁邊的圖示。

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然後用滑鼠拉資料來源的範圍。

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這樣就會形成比較好編輯的下拉清單。

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而當資料來源有變動,清單內容也會同時變更。

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不過你會發現這樣很醜,因為將資料來源清單放在同一張表格,如果要印出來就不太方便,那麼我們可以將資料放在其他工作表中(假設叫工作表  2),然後利用「名稱管理員」,編輯名稱並用滑鼠選擇參照範圍。

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這份清單就會在你的「名稱管理員中」,就算切換到其他工作表也可以用。

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我們就回到剛剛的工作表(工作表  1),用資料驗證,但在來源的地方輸入「=」加上剛剛編輯的名稱。

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一樣是會完整的顯示清單,且不會讓清單內容占掉表格以外的位置。

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小麻煩的是如果要改內容,就要點開名稱管理員,例如新增「經驗分享」項目,就要更改參照範圍。

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在工作表 2 選取更改後的清單範圍。

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再回到工作表 1,剛剛增加的內容就同步更新了。

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