Excel 小教室 – 使用「資料驗證」製作下拉式選單，就不怕輸入錯誤

建立人事資料表是很麻煩的事情，尤其員工很多的公司如果要求紀錄的項目又很多，一個一個打實在很累，其實我們可以將一些固定的資料製作成清單，例如性別、血型、星座等，目前都是那幾個不會變動，就建立一個下拉式選單並利用「資料驗證」的方式，讓你在選擇的同時也不會出錯，而這樣的清單因為是自訂的，也可隨時變更內容方便活用，直接用滑鼠點選，省去不少鍵盤輸入的時間。

如何使用「資料驗證」製作下拉式選單？

假設現在要建立一個星座的清單，先選擇一整個「星座」欄位，再到資料 → 資料驗證。

設定資料驗證準則，儲存格內允許「清單」，右邊兩個項目預設勾選，然後在「來源」的地方輸入清單內容並以逗號分開。

成功，現在只要在這個欄位點選員工的星座即可。

生日日期也能用這個方式，雖然我們沒辦法像一些網站或 APP 一樣將年月日分開設定讓你可以都用選的（也是可以啦但不建議…），但可以建立一個日期範圍，讓你不會輸入錯誤的資訊，畢竟數字很容易打錯的，來吧，選日期欄後一樣點資料驗證，儲存格內允許「日期」→ 資料「介於」，並輸入開始與截止日。

那麼像「2000」年出生這樣不符定義的內容，就無法輸入了（因為這個公司不錄取未成年人與 40 歲以上人士…）

如果你的清單可能或者經常變動，那麼你可以使用「範圍」的方式，到資料驗證後在「來源」點旁邊的圖示。

然後用滑鼠拉資料來源的範圍。

這樣就會形成比較好編輯的下拉清單。

而當資料來源有變動，清單內容也會同時變更。

不過你會發現這樣很醜，因為將資料來源清單放在同一張表格，如果要印出來就不太方便，那麼我們可以將資料放在其他工作表中（假設叫工作表  2），然後利用「名稱管理員」，編輯名稱並用滑鼠選擇參照範圍。

這份清單就會在你的「名稱管理員中」，就算切換到其他工作表也可以用。

我們就回到剛剛的工作表（工作表  1），用資料驗證，但在來源的地方輸入「=」加上剛剛編輯的名稱。

一樣是會完整的顯示清單，且不會讓清單內容占掉表格以外的位置。

小麻煩的是如果要改內容，就要點開名稱管理員，例如新增「經驗分享」項目，就要更改參照範圍。

在工作表 2 選取更改後的清單範圍。

再回到工作表 1，剛剛增加的內容就同步更新了。

更多 Office 相關教學：請點我

想看更多 Office 教學嗎？全新的影音頻道 Office 知識家上線囉，快點擊圖片前往訂閱。