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Excel 教學 – 如何將不同檔案製作一個總表統一查看,還可一鍵更新內容(工作表合併)

今天這算是一個說大不大,說小不小的工程,有人問到,他們公司每個人每個月都會製作一份報表,到了月底會有一個人負責統一製作一份總表,簡單的說,這個人的工作就是複製貼上大家的東西到一份新的 Excel,但他們最大的問題是,當有人發現自己的報表有誤時,這個做總表的人又要跟著改一次,真的蠻麻煩的,今天就來跟大家分享,要怎麼製作不同檔案的報表總表,而且還能一鍵更新,之後你只要檔名設好一樣,每個月都只要丟到同一資料夾,總表一鍵就搞定。

Excel 教學 - 如何將不同檔案製作一個總表統一查看

我這邊簡單弄了個範例,一共有 ABC 三個檔案,我們要將這三個整理到一個總表檔案裡。

我假設這些資料大概就長這樣,然後還有分月份之類的,這我們都不管,今天要來做的就是合併。




接下來我們打開那個空白的總表檔案,點擊上方的「資料」>「取得資料」>「從檔案」>「從 Excel 活頁薄」。

然後一個個檔案匯入,先匯入 A。

這時會出現導覽器,勾選「選取多重項目」後,再將下方要匯入的工作表都勾起來。

匯入後會先在右邊出現查詢與連線,然後看到我們剛匯入的工作表。

為了方便區分一下工作表,我們可以將每次匯入的工作表放到同一個群組名稱。

依序匯入即可,像我有三個檔案,我就匯入三次,當然,如果你有更多檔案要做的話,第一次製作比較辛苦一點,之後就不會了,下一次要做總表只要一樣的檔名覆蓋就好。

接下來我們要怎麼把匯入的內容都放到工作表上去呢,很簡單,任點一個工作表右鍵「附加」。

選擇「三個以上的資料夾表」(如果你只有二個那就不用選),接下來照順序的加到右邊去,然後按下確定。

這邊會看到合併後的結果,沒問題就點擊左上角的「關閉並載入」。

這樣就完成囉,會多一個附加的工作表。

這時我同樣建議把附加這個工作表移到另一個群組方便區分管理。

接下來跟大家教學一下,要怎麼一鍵更新資料,我們先看一下附加工作表目前是 45 筆資料。

假設我今天在 A 檔案新增了一筆資料,新增完後記得要儲存並關閉檔案。

接下來你只要在總表這裡,在附加旁的「重新整理」按一下。

就會看到新增的那筆資料進來囉,而且右邊也會看到變成 46 筆了。

如果你想要去更新各別的,就再去點一下有變動的工作表旁邊的「重新整理」即可。

隨時想要查看各別的工作表,也只要雙擊就會開啟 Power Query 編輯器來查看,相當方便吧,快去試看看。

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作者:阿湯

對電腦 & 網路資訊充滿興趣與熱情、瘋了似的每日堅持發文,「阿湯」這個名字是由湯姆克魯斯而來的,雖然我沒有他帥氣,也不會演電影,但我會寫文章....

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