Google Drive 雲端硬碟必學!八個實用秘技

2023/01/02 電腦小教室

Google Drive 雲端硬碟對阿湯來說一直是非常重要的雲端服務,最主要的並不是使用他的儲存空間,更常用到的反而是其中附加的功能,特別是 Google 文件、Google 試算表、Google 簡報,今天就針對 Google 雲端硬碟來分享「八個」相當實用的秘技,學起來對於工作效率絕對能有相當大幅度的差異,有些技巧可能你看完就會覺得,以前為什麼要搞死自己,到底有哪些呢秘技,快往下來看。

Google Drive 雲端硬碟八個必學實用秘技

其實 Google Drive 雲端硬碟認真要分享的話,大概可以寫上三天三夜都寫不完,今天就先挑幾個我也覺得實用且常用的幾個功能給大家。

文章目錄

一、內建「翻譯功能」,整個內容直接翻譯

當你有整份文件的內容都需要翻譯的時候,以前你可能都會把內容複製下來,再貼到 Google 翻譯或其它翻譯服務,但其實 Google 文件內就有「翻譯文件」的功能,直接在你要翻譯的文件上方進入「工具」,再點擊「翻譯文件」。

接下來只要選擇要翻譯的語言,就會在新的頁面開啟一個翻譯後的版本做為參考了,是不是相當方便實用。

二、內建 Google 搜尋,不用另開頁面

內容打一打,可能你會想要去 Google 一下資料,這時,不用另開頁面,直接在最右下角有個星星的圖樣, 這功能叫做探索,點擊看看。

點了之後在右邊就會出現搜尋區域,跟 Google 搜尋功能是一樣的,只是在這裡可以找的有三種內容,雲端硬碟裡、網頁以及圖片,就不用再另開頁面去找東西了。

三、刪除了檔案,但空間還是顯示滿的?

這問題我非常常被問到,明明在空間滿的時候把一些大檔案都刪光了,為什麼空間還是不足,一直是滿的,原因是因為,你刪掉的檔案,在 30 天內都會先暫存在垃圾桶中,而垃圾桶的檔案也會佔用你的使用空間,因此真的要釋出空間的話,必須要「清空垃圾桶」才行哦。

四、內建 OCR 圖片轉文字功能

再來是很早就有的功能,但好像還是很多人不知道,也就是 Google 雲端硬碟是有 OCR 圖片轉文字的功能,不需要倚靠第三方外掛或線上服務,直接將要辨識的圖片上傳到 Google 雲端硬碟後,在檔案右鍵「選擇開啟工具」>「Google 文件」。

當開啟該圖片檔案時就會自動辨識,在文件的上方會先顯示原圖片檔案,下方則是辨識出來的文字內容,可以直接複製到其它地方去使用。

五、善用版本記錄尋找修改記錄

阿湯非常喜歡用 Google 雲端硬碟的最主要原因之一,就是有版本記錄這個功能,所有你編輯的 Google 文件、試算表或簡報,一舉一動都會被記錄下來,因此有改到什麼錯誤,要回找時,可以透過「檔案」>「版本記錄」>「查看版本記錄」,這裡面找找改過的內容。

就像這樣,每個版本都會有改的內容標記,以及你的版本記錄時間,如果是和別人一起共同協作的話,還會顯示是誰改的。

六、Office 檔案轉用 Google 雲端檔案,大幅節省使用空間

除了版本記錄外,另一個我使用 Google 雲端硬碟的主因,就是建立 Google 文件、試算表、簡報、我的地圖等內容,是完全不佔用你的空間使用的,因此如果要節省空間,除了直接建立文件外,如果常會上傳 Office 的檔案的話,以 Word 為例,建議上傳後用 Google 文件開啟,在檔案那「儲存成 Google 文件」,長期下來可以節省不少空間哦。

當然這前提是,你的原始文件並沒有什麼特殊格式,或用到 Office 才有的功能,一般內容正常來說都是可以無縫轉成 Google 文件的。

七、內建語音轉文字功能,邊講話邊記錄

同樣是在 Google 文件中,上方的「工具」>「語音輸入」,就可以把這工具叫出來,這跟你用 Android 手機內建的 Google 語音輸入法是一樣的概念,用講的就可以輸入文件,在正常的說話下,基本上 8~9 成的準度是沒有問題的,只是一樣的老問題,就是沒有辦法用語音講標點符號。

八、引用連結直接搜

最後一個我覺得在做專題時很需要用到,編寫這類內容,很常會需要附上引用來源連結,通常我們的做法,一樣,會到 Google 去找,然後再附上連結,這時你可以先試看看,在要加上連結的文字右鍵「插入連結」。

除了貼上連結直接插入外,下方會出現一些建議的內容,除了雲端硬碟的檔案之外,還有 Google 到的一些相關資料,如果建議項目裡都沒有的話,你也可以在輸入框內直接輸入關鍵字找看看有沒有你想要引用的內容哦。

以上就是今天跟大家分享的一些 Google 雲端硬碟秘技,趕快學起來,讓你建立資料、整理資料就能更有效率哦。

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作者:阿湯

對電腦 & 網路資訊充滿興趣與熱情、瘋了似的每日堅持發文,「阿湯」這個名字是由湯姆克魯斯而來的,雖然我沒有他帥氣,也不會演電影,但我會寫文章....

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