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Excel 小教室 – 將空格自動填滿上一欄內容,或是填入相同資料

最近又接獲廣大鄉親的發問,問題是這樣的,平常在 Key 單的時候,在類別的部份如果是相同的就會先留空白,後續再用下拉的方式填滿相同內容,但類別每次都有 20 幾個,所以每次都下拉 20 幾次,這位鄉親的問題是,有沒有方法可以一次將所有空格直接填入相同分類,答案當然是有的,而且很簡單,往下我們就來看看阿湯這次是怎麼解決鄉親的煩惱。

Excel 教學 - 將空格自動填滿上一欄內容

首先來看一下,下圖的左邊是這位鄉親在填表時的方式,由於相同類別的內容每隔一段才會變化,所以他就都先填一行類別,直到有變化再填入新的,最終我們要得到的就像右邊一樣,每一行都要填入類別,但其實每個類別用下拉的方式,如果類別只有 2~3 個可能還好,但要是數量一多就不太可能這樣做。

首先,將有空格的區域全選起來,按下快捷鍵 Ctrl + G,跳出這個畫面後,點擊左下角的「特殊」。

選擇「空格」後確定。

這時你會發現在全選的範圍內,會停留在所有空格的第一個欄位,這時請不要點擊任何地方,直接在上方的公式列裡,填入等於第一個類別的欄位,以阿湯的範例來說就是填入「=A2」,填入後請按「Ctrl + Enter」。

註:如果你是所有的空白處都要填入相同內容,那就是填入你要輸入的內容,一樣 Ctrl + Enter。

這時就會看到所有的空白處都會自動等於上一個欄位了,就搞定了所有的類別填入囉。

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阿湯 作者:阿湯

對電腦 & 網路資訊充滿興趣與熱情、瘋了似的每日堅持發文,「阿湯」這個名字是由湯姆克魯斯而來的,雖然我沒有他帥氣,也不會演電影,但我會寫文章....

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