要在 Excel 中將所有空格自動填滿上一欄的內容，只需先全選資料範圍，按下「Ctrl + G」選擇「特殊」裡的「空格」，接著輸入「=上一格的位置」，最後按下「Ctrl + Enter」即可一次全部填滿。
Excel 如何一次填滿下方空白儲存格？
遇到需要將 Excel 空白處填入相同分類時，最快的方法是利用「特殊目標」功能來批次處理，而不是慢慢手動下拉。
最近又接獲廣大鄉親的發問，問題是這樣的：平常在 Key 單的時候，在類別的部份如果是相同的就會先留空白，後續再用滑鼠下拉的方式填滿相同內容。但類別每次都有 20 幾個，所以每次都得手動下拉 20 幾次。這位鄉親的問題是，有沒有方法可以一次將所有空格直接填入相同分類？答案當然是有的，而且很簡單，往下我們就來看看阿湯這次是怎麼解決鄉親的煩惱。
首先來看一下，下圖的左邊是這位鄉親在填表時的方式。由於相同類別的內容每隔一段才會變化，所以他就都先填一行類別，直到有變化再填入新的。最終我們要得到的結果就像右邊一樣，每一行都要填入類別。但其實每個類別用下拉的方式，如果類別只有 2~3 個可能還好，但要是數量一多就不太可能這樣慢慢拉，非常浪費時間。
利用 Ctrl+G 快速定位並選取所有空格
要解決這個問題，我們需要先讓 Excel 自動幫我們找出範圍內所有的空白儲存格。請跟著以下步驟操作：
- 首先，用滑鼠將有空格的整個資料區域全選起來。
- 接著按下鍵盤上的快捷鍵 Ctrl + G，畫面會跳出「到」的視窗。
- 點擊視窗左下角的「特殊」按鈕。
- 在「特殊目標」的視窗中，選擇「空格」這個選項，然後點擊「確定」。
輸入公式與快捷鍵，一秒批次填入相同資料
選取好所有空格後，接下來就是利用快捷鍵將資料一次性填入，這個步驟非常關鍵，千萬不要隨便點擊滑鼠左鍵以免取消選取。
- 這時你會發現在全選的範圍內，畫面會停留在所有空格的第一個欄位（呈現反白狀態）。這時請不要點擊任何地方。
- 直接在 Excel 上方的公式列裡，輸入「等於第一個類別的欄位」。以阿湯的範例來說，上方有資料的儲存格是 A2，所以就是填入
=A2。 - 填入公式後，請按下快捷鍵 Ctrl + Enter。
註：如果你是所有的空白處都要填入一模一樣的固定內容（例如全部填入「測試」），那就是直接輸入你要的文字，一樣按下 Ctrl + Enter 即可。
按下快捷鍵後，這時就會看到所有的空白處都會自動等於上一個欄位了，瞬間就搞定了所有的類別填入囉！是不是非常簡單呢？
常見問題
為什麼要用快捷鍵填滿空格，而不直接用滑鼠下拉？
如果類別只有 2 到 3 個，用滑鼠下拉填滿還算方便；但如果類別多達 20 幾個以上，每次都要手動下拉會非常耗時，使用快捷鍵批次填滿可以大幅節省時間。
使用 Ctrl+G 選取空格後，不小心點到滑鼠怎麼辦？
選取好所有空格後，畫面會停在第一個空白欄位，此時絕對不能點擊滑鼠任何地方，否則會取消剛剛選好的所有空格範圍，必須重新執行 Ctrl+G 的步驟。
如果我想在所有空格填入一模一樣的文字該怎麼做？
使用 Ctrl+G 選取所有空格後，直接在公式列輸入你想要填寫的固定文字內容，接著一樣按下「Ctrl + Enter」，就能將所有空白處填入相同的資料。
（本文於 2026 年 10 月更新：補充步驟說明與常見問題）
