常用 Google 日曆的人可能會碰到，不知道什麼時候它自動建立了一項行程，那是因為 Google 會很貼心的掃瞄你的 Gmail，並將信件中有關於訂票、訂房等行程的內容，自動加入你的行事曆，但這有時候會造成困擾，例如你的行事曆是公私並用，或是與他人共用，你應該不會想要自己 mail 裡的資訊被看到，其實可以手動關閉這項設定，保持你的隱私及資訊安全。
現在不少企業都用 Gmail 來當作公務往來信箱，在幾乎人人都有 Google 帳戶的時代，Gmail 的確是比較快速又方便的選擇，隨著 Google 不斷進步，現在提供了不少應用程式可讓 Gmail 及 G Suite 用戶作為外掛使用，包括人資、法務、行銷、網站開發、教學工具等，大部分是公司常會用到的類別，可能有些程式是你本身就有在使用的，安裝之後你就在收信夾進行相關操作，省下不少時間。
Gmail 算是很聰明的系統，收到的、寄過的信件聯絡人要編進通訊錄都很方便，還能匯入手機和 Google 資料，不過當你要用的是一份新的資料，例如新公司的成員名單，都沒有通信過，除了一筆一筆打，還可以使用匯入的方式，將聯絡人資訊依照格式輸入 Excel 檔，但前提是你已經有電子檔比較方便，複製貼上即可，如果沒有也沒關係就從頭做一份檔案再匯入，千萬不要在 Gmail 中一筆一筆新增哦。
阿湯使用 Gmail 也好多年了，信箱容量大、收發速度快、使用方便基本上很少遇到問題，不過上禮拜有網友提到在公司使用 Gmail 線上收信忘記登出，又是公用電腦的情況下信箱內容都被看光光，想以後都用自己電腦裡的 Outlook 2007 收信，也不用擔心網路連不上無法繼續編輯、查看資料，詢問阿湯可不可以教她設定？當然可以，就在這裡一併教大家吧。