建立人事資料表是很麻煩的事情，尤其員工很多的公司如果要求紀錄的項目又很多，一個一個打實在很累，其實我們可以將一些固定的資料製作成清單，例如性別、血型、星座等，目前都是那幾個不會變動，就建立一個下拉式選單並利用「資料驗證」的方式，讓你在選擇的同時也不會出錯，而這樣的清單因為是自訂的，也可隨時變更內容方便活用，直接用滑鼠點選，省去不少鍵盤輸入的時間。
之前阿湯專文介紹過常用函數「IF、COUNTIF、COUNT、COUNTA」，不少網友反應阿湯教的好理解多了，也讓他不再那麼害怕函數，其實認識之後就會發現不難，只是要多運用不然學了也是白費，今天來講「VLOOKUP」，適用在不同表單（表格）之間的「對照」，例如說你參照的資料在 A 表單，但必須在 B 表單算出並輸入結果，類似這樣不同表單的整合就可以運用「VLOOKUP」來計算。
上個月阿湯寫的這篇「運用 Sparkline 功能插入走勢圖，讓你的表格更生動活潑」獲得許多迴響，於是有網友說曾經看過同事的報表也有圖形展示，但是是大張圖表不是走勢圖，問阿湯可不可以教一下（不好意思問同事），其實網友說的應該就是樞紐分析表所產生的「樞紐分析圖」，可以將密密麻麻的資料用一張清晰的圖表顯示出來，讓人一眼看出數據的變化，設定起來不難，快學起來。
在準備簡報資料的時候一定會遇到不少需要調整的地方，尤其是與其他成員合力編輯、或是長官你一言我一語，一份 PPT 除了哪些要刪減哪裡要新增，最麻煩的就是順序了，如果你的投影片內容豐富張數不少，要一張張拉肯定會眼花，其實我們可以將整份簡報分類別和段落，再從「投影片瀏覽」的地方檢視即可輕鬆移動，不管是用段落或單張來移，都會比直接從編輯頁面來處理清楚、方便得多。
阿湯通常會在 Word 文章中加進圖片都會先批次壓縮再一起插入，不過大部分是用在處理比較大量的圖檔，如果是臨時要插入單張或少數幾張，也可以先放進去再調整，不過 Word 其實很方便的，不管你插入多少張圖片，其實都能一次解決壓縮或編輯的問題，單張或全部更改都很方便，還會視需求提供參考，看你的文件是要列印還是做 Email 的附加檔案，都有建議的尺寸讓你直接套用，不用煩惱要怎麼調整。
上次阿湯這篇「利用 SmartArt 圖形功能，讓圖片自動在 PPT 中快速排版」獲得許多迴響，其實阿湯有點訝異原來很多人根本沒用過這項功能，於是今天一樣利用 PowerPoint 講解 SmartArt 可以做到的事，包含如何解散群組自由編排、依類別選擇顏色與樣式，算是進階帶大家看一遍，不過阿湯也在學習中啦，還是希望和各位多多交流心得，讓簡報更精進。