在 Excel 製作年度記帳表，可以利用「資料驗證」建立下拉選單方便輸入，並透過 SUMIF 函數與跨分頁加總技巧，自動統計各月份與全年度的類別支出，最後插入圓餅圖進行視覺化分析。
說到 Excel，每次只要問大家想要或需要做些什麼，基本上一定會有人問用來記帳。今天阿湯就來實現大家的願望，教大家製作一個簡易的全年度記帳表，包括 1~12 月各別分開記帳及分析，以及全年度的統計跟分析，讓你更能了解花費的狀況，才能更加開源節流，節省一些不必要的支出，往下來看看怎麼製作吧。
Excel 簡易記帳表製作與範例檔下載
懶的自己做或覺得太複雜的，直接下載範例檔吧。
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建立單月記帳分頁與下拉式選單
首先，我們要先從 1 月的記帳表製作起。以單純記錄支出來看，我們大致上需要建立以下欄位：日期、類別、細項、金額、付款方式及備註。
為了方便後續輸入，類別的部份可以製作下拉式選單。我們可以使用 Excel 內建的「資料」>「資料驗證」功能來製作，往下來看操作步驟。
一次選擇類別那排，你可以往下直接選取整列，接著去按上方的「資料驗證」按鈕。
在資料驗證視窗中，將允許條件選擇為「清單」，然後在下方的「來源」欄位中輸入你的記帳類別，請記得各類別之間必須以半形逗號隔開。當然，如果想要更方便一些，也能在工作表的某個地方先做好類別清單後，直接框選來源。
這麼一來，類別的部份就可以直接使用下拉式選單來選擇了。就算懶得填寫細項，用選的總可以吧！
接下來是付款方式（例如現金、信用卡等），請重複上述的方法，一樣透過「資料驗證」來建立下拉選單。
這麼一來，付款方式的下拉選單也搞定了。
使用 SUMIF 函數計算單月類別支出與圓餅圖分析
最基本的記帳表單就這樣完成，不過這樣遠遠是不夠用的，記帳是為了分析自己的花費，讓我們往下繼續來做統計功能。
接下來，我們可以在表格右側再加入各類別的支出統計。這裡可以直接用 SUMIF 這個函數來做，設定好比對的範圍與條件。
比如 I2 欄位的公式：=SUMIF($B$2:$B$1000,H2,$D$2:$D$1000)
輸入公式後往下拖曳，這樣就可以自動比對類別名稱，來進行各類別的總金額統計了。
最後每個月的花費當然要做一下圖表分析。我們可以選取 H2:I13（也就是類別的支出統計範圍），然後到上方工具列選擇插入「圓形圖」。
插入圖表後，在左上角的圖表樣式中，可以選擇你喜歡的顯示方式，例如顯示百分比或數值。
最後再調整一下圖表的大小、字色等，讓它符合自己查看的習慣，或更加美觀，這樣就正式完成每個月的基本記帳與圖表分析畫面了。
複製 12 個月份與建立全年度統計表
單月設定好之後，接下來就把 1 月的分頁往後複製 11 個，再依序重新命名成 1~12 月，這樣就有 12 個月的分頁了。
最後，我們可以再加入一個「全年度」的統計分頁。在這個分頁中，我們要加入每個月的總支出，以及全年度各類別的總支出，往下來看怎麼做。
月份的總支出很簡單，只要在儲存格輸入等於（=），然後切換到對應每個月分頁的總支出那一格，按下 Enter 就可以了。
至於全年度各類別的加總部份，可以參考阿湯之前寫的這一篇教學：Excel 小教室 – 如何將不同分頁、同一位欄快速行加總（SUM 的進階應用）
我們就可以透過 SUM 及 * 的應用，將不同分頁、同一欄位進行快速加總。以這樣的方式完成 E2 欄位後，再往下拖曳套用公式即可。
這樣就可以輕鬆查看全年度的各類別總支出。有了數據，再來當然還是可以加入圓餅圖來視覺化。
用前面教過的插入圖表方式，分別加入「月份分析」以及「類別分析」的圓餅圖，整個年度記帳表就搞定囉！
最後提醒大家，記得整份記帳表做好後，要先儲存一份「空白的」檔案。未來換新的一年時，就一樣複製這份空白的檔案來記帳，就不用每年還要辛苦清一次資料囉。
常見問題
如何在 Excel 記帳表製作下拉式選單？
可以選取要設定的儲存格，點擊上方工具列的「資料」>「資料驗證」，將允許條件設為「清單」，並在來源欄位輸入選項名稱，各選項之間以半形逗號隔開即可。
如何自動統計 Excel 記帳表中各類別的總花費？
可以使用 SUMIF 函數，設定好類別名稱的比對範圍與條件，就能自動比對並加總該類別的所有支出金額。
如何將 1 到 12 月的 Excel 記帳資料跨分頁加總？
可以建立一個年度統計分頁，利用 SUM 函數結合星號 (*) 的進階應用，就能快速將不同分頁的同一欄位進行加總，不用逐一切換分頁點選。
（本文於 2026 年 10 月更新：補充步驟說明與常見問題）
