有人問阿湯說,他們公司已經是使用 Google 試算表來記錄各部門一些開銷支出等,會計部份雖然每次一到結算日不用再等各部份繳交資料,直接線上開啟就可以查看,但有沒有更好的方式,可以讓會計部門不用每個部份都打開後,再複製貼上進行統整,今天就來教一個 Google 試算表中,很實用的函數,直接就可以同步別人的試算表資料,而且可以即時同步,就不需要每次都複製貼上囉。

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Google 試算表教學 – 即時同步別人的試算表資料

舉個例來說,現下很多公司內部的資料都是利用 Google 雲端硬碟來處理,不過對於會計部來說,不同部門(比如 A 跟 B 檔案)之間,如果要統計費用等相關資料,一般的做法都是各部份提交內容後,再由會計部一個個比對填入記錄,再進行統整。

如果你的公司也是使用 Google 試算表的話,那麼,會計部負責整理的,請注意,不需要再一個個檔案慢慢整理,我們往下來看。

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先看一下,我們在會計部這裡,最終要做成的資料類似這樣,而這樣的方式,如果資料都在同一份就很簡單,但在不同份要怎麼做呢?

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在 Google 試算表中,有一個函數叫做「Importrange」,可以直接指定試算表連結及範圍,就將資料撈進來,而且,是即時同步,當來源檔案變更了內容,這邊也同時會變更,所以你不用因為某部份資料做錯變更,你要再重新複製貼上。

基本的使用方式很簡單:

=IMPORTRANGE(“來源Google試算表網址”,”範圍”)

就像我圖上的範例,裡面第一欄填網址,第二欄填範圍,範圍也可以是比如 A:C,就是 A 到 C 行全部拉進來,這麼一來,之後負責統計的人,每次只要打開試算表就能看到統整後的資料,不需要每一次都花大把時間整理了。

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Last Update: 2023 年 03 月 26 日