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Office 相關教學

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如果你的工作常用到 Excel,一定免不了處理大大小小的表格,尤其行政管理方面的內部工作,各種五花八門的資料都用 Excel 檔處理,常常看得頭都痛了…其實你可以把這些表格圖示化,讓它們看起來立體一點,會比單純只有數字的內容更清楚也更好懂,也不容易眼花看錯,畢竟圖像比文字更好閱讀,只要簡單幾個步驟、改變一下設定就能讓表格一目瞭然。

不管是學生還是上班族,微軟 Office 裡最常用的程式多半都是 Word,應該很多人第一次打資料也是用 Word 檔,而當我們在用 Word 處理文件的時候,一定會常常遇到文字需要對齊的狀況,不管是上下兩行還是好幾行,如果是連續按空白鍵,很難做到真正的「對齊」,Word 都用那麼久了,其實我們可以不要用那麼笨的方法,只要在尺規上加入「定位點」再搭配「Tab 鍵」,就可以將文章對得輕鬆又整齊。

在使用 Excel 製作表格的時候,如果自己或老闆不怎麼要求表頭那一格,那就讓它空白也沒差,反正內容看得懂就好,但通常還是會編輯一下吧(阿湯絕對不會說自己都空白),一般簡單的表格多半只有兩欄還算好處理,但碰到兩欄以上的複雜表格,步驟就比較多一點,可能有人還不知道這種表頭要用什麼來畫、怎樣弄比較好看,今天阿湯就針對超過兩欄的表格,來教大家怎麼手動畫斜線。

常用 Word 的朋友對文字下方紅色和綠色的底線一定不陌生,不管是中文還是英文,只要 Word 偵測到內容可能有拼字或語法的錯誤時,在你打完字的當下就會貼心地冒出底線提醒,對於經常打錯字的人應該很適用,但更常遇到的情況是明明不是錯字、文法也正確還是跳出底線,如果你覺得這個功能很礙眼也不太需要,其實可以在校訂功能區,將拼字與文法的檢查設定改掉即可。

慣用 Word 打資料的朋友們應該都用過項目符號清單,尤其文章內容又長又繁雜的時候,加入項目符號列表會讓文章整體看起來比較整齊有秩序,但其實除了 Word 預設的項目符號可以用之外,也可以自訂一些圖片來增加視覺效果,讓內容看起來更活潑,適合用在一些非正式或比較需要設計感的文件上,也不會像插圖占掉那麼大的空間,大家可以試試看。

在 Excel 中如果要排序,通常在欄位按右鍵後就會出現預設 A→Z 或 Z→A 讓你選擇,對於中文來說,這種情況下排序的結果往往是按第一個字的筆劃來排,但我們實際應用的時候常會碰到需要按其他方式排序的狀況,像工作方面的文件可能會遇到人名、職稱等五花八門的值需要重新排,資料沒那麼多還可以一個一個 KEY 或是複製貼上,如果碰到大量資料那要弄到什麼時候,別擔心,只要自訂排序就可以了。

阿湯昨天在網路上看到一位幼稚園老師發問,她希望 Word 檔的底圖可以完全延展沒有白邊,可是不管怎麼調整邊界都沒辦法填滿一整個頁面,整份教材的背景圖片都帶有白邊就變得不好看,請大家幫幫她…其實方法很簡單只是大部分人想錯方向,只要從文件頁首或頁尾的地方插入圖片就好了,調整之後還可以讓你每一頁的底圖都是同一張,節省不少時間,阿湯就來教大家怎麼做吧。

常常需要製作簡報的朋友不知道有沒有在注意「 Sway 」這套軟體,一開始只有線上預覽版,後來推出正式版也一段時間了,但似乎用過的朋友還是不多,只要你的系統是 Windows 10 都可以在「市集」找到這款 Office 軟體免費下載,Sway 就像是生動版的 PowerPoint,可以同步將線上找到的資訊丟進簡報內容,並儲存在雲端,因此它的介面跟網頁很像,是一整頁往下卷的,不是一張一張的,思緒也不會被打斷,大家下次可以用 Sway 來製作簡報試試