在 Google 試算表要讓數據高低一目瞭然，可以選取資料範圍後，點擊「格式」>「條件式格式設定」，切換到「色階」並設定數值區間與對應顏色，就能自動依據數字大小顯示不同深淺的顏色。
為什麼要在 Google 試算表使用「色階」功能？
在 Google 試算表整理大量數據時，使用「色階」功能可以為不同範圍的數值自動套用深淺不同的顏色，讓資料分析變得更直觀。簡單來說，如果是要查看學生分數的落點，60 分以下可以套用白色、60~80 分是淡紅色，100 分則是深紅，中間的數值會自動產生漸層色階。這樣就能一眼看出整體的成績落點！當然，這個小技巧也能運用在業績報表等更多地方，非常實用必學。
Google 試算表色階設定步驟教學
要設定色階，只需圈選資料後，從上方選單的「格式」進入「條件式格式設定」，就能輕鬆將數據顏色化。Google 試算表在生活與工作上幾乎已經取代了我原本使用的 Excel，這個技巧不需要寫函數，也不用手動一個個修改背景顏色，一次設定就能搞定。
1. 準備資料並選取數據範圍
首先，我們先來準備一些數據資料（例如人名加上分數）。如果我們想要用顏色來一眼看出分數高低的分佈，雖然可以直接用「排序」功能由高往下看，但你還是得很仔細查看數字才能大概看出落點分佈。所以加入顏色才是最直觀的作法。
先將所有的數據範圍選取起來。如果你很閒的話，也可以只將數字的部份各別選取起來；不然一般來說，如果要區分的只有數字，直接全選也是沒問題的。
2. 開啟條件式格式設定
選取好資料後，接著點擊上方選單的 格式，再點擊選單中的 條件式格式設定。
3. 切換至色階選項
這時在畫面右邊會跳出「條件式格式規則」的設定面板。你會看到有「單色」跟「色階」可以選擇，請點擊切換到 色階。
4. 選擇與自訂色階顏色
往下看一共有三階可以設定，分別代表數值高、中、低的落點。色階預設已經有不少顏色組合可以選擇，如果你都不喜歡預設配色，也可以點擊油漆桶圖示來自訂色階的顏色。
5. 設定數字區間條件
再來就是設定條件。如果內容單純是數字，請將條件選擇為「數字」，接著在最小值、中間值、最大值輸入三個數字的區間。例如我分別輸入 60、70、90，然後用紅色的色階來代表，愈紅代表分數愈高。確認設定無誤後，按下「完成」按鈕。
搭配排序功能讓數據分析更直覺
完成條件式格式設定後，我們再回頭來看一次分數總表。是不是加了色階後，一眼就能看出分數的落點差異？比起單純用數字排序，加上顏色深淺真的更加直覺！或者，你也可以在套用色階之後，再加上高低排序，視覺上會更加明確哦，快去試看看吧。
常見問題
Google 試算表的色階功能可以用來做什麼？
可以根據儲存格內數字的高低，自動套用不同深淺的背景顏色。例如將成績或業績設定為高分深色、低分淺色，讓數據落點分佈一目瞭然，不需手動逐一上色。
設定色階時一定要自己挑顏色嗎？
不一定。Google 試算表的條件式格式規則中，已經內建了多種預設的色階組合可以直接套用。如果不喜歡預設配色，也可以點擊油漆桶圖示自訂高、中、低數值的代表顏色。
可以同時使用色階跟資料排序嗎？
可以的。將數據套用色階顏色後，再使用排序功能將數值由高至低排列，不僅顏色有漸層效果，數字也井然有序，視覺上會讓數據分析更加明確直觀。
（本文於 2026 年 10 月更新：補充步驟說明與常見問題）
