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Excel 小教室 – 不受空白儲存格影響,快速依順序將有內容的儲存格編號

2019/03/21 電腦小教室

有人最近來問阿湯一個 Excel 問題,一開始看到時我也想了一下應該怎麼做,問題是:當我要把一整排項目進行編號時,但中間有一些已刪除的儲存格,我要怎麼略過這些空白儲存格(在不刪除情況下)進行編號?方法阿湯大致上想了 2~3 個,今天主要來教大家用「函數」來達成,順便當做是練習吧,這次用到的函數分別是 IF 以及  Counta 這二個,都不是很難理解的函數,往下來看怎麼做吧。

IF + COUNTA 為有內容的儲存格進行編號

先解說一下要做的事情,就像這樣,在姓名那排會出現一些空白的儲存格,那麼如果這時我們要進行編號的話,數量不多可能你就手動打一打,但如果有幾百個就不能這樣玩了,我們往下來看。

首先在第一個順序的儲存格輸入公式:

=IF(D2="","",COUNTA($D$2:D2))

來解說一下,IF 的部份,如果 D2 欄位是空白的話,就顯示空白(在 C2),如果不是就顯示 COUNTA 那個函數計算的結果。

COUNTA 這個函數的作用是用來計算不是空白儲存格的個數,所以我打 COUNTA($D$2:D2) 的意思就是先計算 D2 到 D2 有幾個非空白的儲存格,而 D2 為什麼打成 $D$2 呢?這是絕對值的意思,當我們等等公式要下拉時就不會受到影響。

接下來我們可以將滑鼠移到第一個順序儲存格的右下角,出現十字後往下拉,就可以延伸公式。

當我往下拉時,在順序編號為 6 的這一格,公式為:

=IF(D13="","",COUNTA($D$2:D13))

你會看到 D2 是不會變動的,到這一格為止就是計算 D2~D13 共有幾格非空白的儲存格。

簡單的說這公式的原理就是先判斷是否為空白,如果是就不顯示內容,如果是就計算到目前這一格為止有幾個非空白儲存格,來達成編號的目的。

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阿湯 作者:阿湯

對電腦 & 網路資訊充滿興趣與熱情、瘋了似的每日堅持發文,「阿湯」這個名字是由湯姆克魯斯而來的,雖然我沒有他帥氣,也不會演電影,但我會寫文章....

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