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製作一份讓別人方便填寫資料的 Word 表單,統一大家填寫的格式

2018/09/27 電腦小教室

阿湯其實算蠻常在填寫合約,最常遇到的問題是,當別人做好一份留下給你填寫空格的合約時,比如最喜歡在填空的地方加入下底線,好讓你一眼看到這裡是填空的地方,如果是要印出來填寫就不管了,但如果是直接給你 Word 先填入相關資料的話呢?你會發現你在空格處填寫後,下底線會被一刀二斷,然後你再自己雞婆的加入下底線,阿湯今天就來教大家該怎麼製作一份讓別人可以方便填寫資料的 Word 表單,不要再單純的留空給別人了,十個人填會有十種格式回來啊~

Word 互動式表單製作教學:

首先,我們就用最基礎的資料填寫做為示範,學成之後你就可以拯救世界了(誤),學完後你就應能學以致用,活用在各種別請別人填寫的表單裡了。

先給大家看一下,像這種留了下底線要給別人填寫的內容,當別人填寫後根本就是直接插入,還要自己刪掉多餘的空格,補回原本的底線,超麻煩。

這種最常見就是在合約的開頭,「甲方 ____ 將幫乙方 _____ 搶劫銀行」,當你填入後就還要修修補補。

首先,我們不需要任何的下底線,先都留空白,接下來我們來把「開發人員」功能呼叫出來,阿湯是使用 Office 2016 做為範例,在上方工具列任一空白處右鍵,點擊「自訂快速存取工具列」。

在右邊的自訂功能區會看到一個「開發人員」,勾選後按下確定。

然後上方就會看到「開發人員」區了,首先我們來製作一般填寫文字的欄位。

比如,點一下姓名欄位要填入內容的地方,然後在開發人員裡選擇「純文字內容控制項」(紅框處)。

就會看到有個基本的填寫框了,往下再來教大家更進階的內容編輯。

如果你想要修改框框內的提示文字,只要點擊一下框框,再點上面的「設計模式」之後,就可以直接修改提示文字了。

另外,提示文字也可以依需求調整字型、大小及顏色等,修改完後再按一下設計模式就可以了。

最後別人看到表單內容時會長這樣子,是不是比起留下底線好多了。

接下來為了統一大家填寫的文字格式,我們可以自行來設定填入內容的格式,一樣點一下輸入框後,點擊上方的「屬性」。

勾選「利用樣式為您在空白控制項輸入的文字設定格式」,然後點擊新樣式後,就可以在這裡設定字型、字體大小、顏色等格式了。

當別人填入內容時,就會依據你設定的格式來填入了。

接下來往下都是相同的文字欄位,我們可以點一下姓名的那個文字控制項左上角,選取後按下 Ctrl + C 複製,再到電話及地址的填寫位置 Ctrl + V 貼上即可,這樣就只要再修改提示文字內容即可。

這樣修改就快很多。

至於生日的部份,開發人員的控制項中同樣有個「日期選擇器」,點選後就會創建一個日期的選擇表單。

當別人點擊時就會出現這樣的小日曆可以選擇使用。

另外日期同樣可以透過屬性來設定更多格式,像是文字格式,日期格式等。

另一個常用的就是「勾選框」要怎麼讓填寫者可以勾選呢,同樣在開發人員裡有個「核取方塊內容控制項」,選擇後就會有勾選框了。

不過預設的核選內容是顯示 X,大家應該會想要 O 或是打勾的圖示。

同樣的,進入屬性後,在已核取符號那點擊變更。

最後再選擇你想要用的核取符號就可以囉。

這樣勾選框就變成了打勾圖示了。

如果選項是單選,阿湯會比較建議用下拉式選單,確保一次只能選擇一個,同樣的在開發人員區裡選擇下拉選單控制項後,進入屬性編輯要加入的選擇項目。

填寫選項時,只要填寫顯示名稱這個欄位即可。

這樣就完成下拉選單囉,是不是很簡單,其實原理都一樣,脫離不了選擇控制項種類、進入設計模式修改提示文字,再透過屬性控制填寫內容格式等項目。

最後的最後,辛苦弄半天的控制項,當然不希望別填寫的人不小心誤刪了,或者除了空格以外的欄位被動到,那麼,當你編輯好表單後,請點擊開發人員區中的「限制編輯」(右邊倒數第 2 個),然後在右側欄裡勾選第 2 項「編輯限制」並選擇「填寫表單」,再開啟強制保護後,設定密碼,這麼一來當別人開啟時,只能填寫你所設定的欄位,其他內容都無法變動,就方便許多了,基本上一眼就能看到要去填哪。

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阿湯 作者:阿湯

對電腦 & 網路資訊充滿興趣與熱情、瘋了似的每日堅持發文,「阿湯」這個名字是由湯姆克魯斯而來的,雖然我沒有他帥氣,也不會演電影,但我會寫文章….

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