在 Excel 避免當機遺失資料的方法，是進入「Excel 選項」縮短自動回復的時間間隔，並在「另存新檔」的「一般選項」中勾選「建立備份」，讓系統幫你多存一份保險。
一般來說，微軟 Office 系列預設都有開啟自動回復功能，當你遇到當機或停電，再次開啟文件時會立即顯示未存檔的內容。只是很多人不知道從哪裡可以進行進階設定，例如修改自動恢復的時間間隔。而「自動備份」功能則是比較隱藏，如果沒有特別設定，系統是不會幫你備份成另一個獨立檔案的。
今天阿湯針對 Excel 來示範，大家可以藉此再次檢查程式設定，並建立備份機制，避免停電、當機時沒儲存的資料又得再重新打一遍。
（補充說明：如果是較新版本的 Excel，請點擊左上角的「檔案」，接著在左側選單最下方找到「選項」）
點開選項視窗後，在左側切換到「儲存」區塊。檢查右側有沒有勾選「儲存自動回復資訊時間間隔」。系統預設是 10 分鐘，如果你覺得不夠安全，可以將時間往下設定成 5 分鐘、3 分鐘。同時也可以再確認一下自動回復檔案的儲存位置，確認無誤後按下「確定」。
如何在 Excel 開啟自動備份功能？
自動備份功能需要手動開啟。請一樣點擊左上角的「檔案」，找到「另存新檔」，選擇儲存位置與格式。在另存新檔的視窗中，點開下方的「工具」清單，並選擇「一般選項」。
此時會跳出一個「一般選項」的小視窗，請將「建立備份」這個選項勾選起來。至於下方的「保護密碼」或「建議唯讀」看你要不要設定，如果只是一般文件，阿湯是覺得不用特別去設。設定好後按下「確定」並完成存檔。
存檔跳出後，你可以到剛剛儲存的資料夾查看，會出現另一個名為「(原始檔案名稱) 的備份」的備份檔，這就表示自動備份設定成功了。
Excel 自動備份與自動回復的實際測試結果
自動備份會保留你上一次存檔的紀錄，而自動回復則能救回未存檔的編輯內容。我們先來測試看看自動備份功能。上方是原始檔，阿湯在裡面新增了「測試 2、測試 3」這兩行字，儲存後關閉。接著再開啟備份檔，會發現內容呈現的是「未新增文字前」的狀態，因為備份檔的意義就是保留你上次編輯並儲存的紀錄，萬一原檔改壞了，還能從備份檔找回上一版。
再來測試前面設定的自動回復功能。阿湯將電腦直接關閉電源來模擬停電，接著再重新開機。開啟 Excel 文件後，左側果然出現了「文件復原」的面板，裡面有兩次自動儲存的紀錄讓你選取。因為阿湯之前已經把自動回復的時間間隔改成 3 分鐘，所以當你繼續編輯文件但沒存檔時，系統會默默在後台幫你儲存。這也是為什麼前面阿湯建議大家最好將時間間隔縮短，以利資料存取。
如果備份檔也救不回被覆蓋的資料怎麼辦？
有時候可能連備份檔都沒設定好，或是檔案已經被覆蓋，這時可以嘗試使用第三方的資料救援軟體來掃描硬碟。
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常見問題
Excel 自動回復時間間隔預設是多久？
系統預設是 10 分鐘。建議可以到「Excel 選項」的「儲存」區塊中，將時間縮短為 3 到 5 分鐘，確保當機時能保留最新進度。
開啟 Excel 自動備份後，備份檔會存在哪裡？
備份檔會與你的原始 Excel 檔案儲存在同一個資料夾中，檔名會顯示為「(原始檔案名稱) 的備份」。
Excel 自動備份檔的內容是什麼？
自動備份檔會保留你「上一次」編輯並儲存的紀錄，因此當你修改原檔並存檔後，備份檔會停留在修改前的版本，方便原檔損壞時還原。
（本文於 2026 年 10 月更新：補充步驟說明與常見問題）
