使用 Google 試算表合併郵件,還可針對不同收件者使用不同附件批次寄出

2017/03/20 電腦軟體

以前要一次寄出很多封郵件,通常是使用微軟的 Office Outlook 來合併處理,但現在大部分人都用 Gmail 或 Yahoo 等網站收信,電腦裡的 Outlook 可能根本沒開過,如果要批次處理郵件,可以在 Chrome 安裝一套外掛程式「Mail Merge with Attachments」之後,再開啟 Google 試算表建立收件者清單,就可以將內容欄位自動合併,就算每封信的附加檔案不一樣也能批次處理,不用一封封寄浪費時間。

如何使用 Google 試算表合併郵件

進到外掛程式頁面,點「+免費」安裝(目前免費版每天只能寄 50 封,如果有需求購買付費版就可以寄出 250 封)。

程式會要求對 Google 的身分及雲端資料等進行授權。

安裝完畢會出現官方教學影片,不過是英文的,可以關掉不用看。

進到 Google 表單頁面,在上排工具列的外掛程式找到剛剛裝的「Mail Merge with Attachments」,點「Create Merge Template」。

然後會出現藍色的六個欄位,我們可以對前三個欄位進行編輯。

假設阿湯要一次寄信給目錄裡的這六位廠商,填好資料後同樣在外掛程式的地方找到「Add File Attachments」中的「List Files in Google Drive Folder」,從雲端硬碟資料夾中插入附件。

選擇準備加入信件裡的檔案資料夾,點「Select」(要注意資料夾內的每個檔案都不能超過 25 MB 不然會寄不出去)。

系統會將這個資料夾,新增成一個工作表「File Attachments」,包含附件名稱、大小、日期與連結。

回到「Mail Merge」,會看到剛剛那份工作表的內容自動匯到「File Attachments」附件欄位,點擊就會出現檔案清單讓你選擇要加入的附件。

接著就可以合併郵件了,到外掛程式中點「Configure Mail Merge」。

選擇要來寄信的信箱並打上名稱,按「Continue」。

出現了二種範本匯入方式,可以用 Gmail 中的草稿或是手動輸入郵件內容,建議先在 Gmail 寫好草稿直接套用比較快。

選好之後,可以先寄一封測試看看。

如果你的郵件內容有試算表中沒有的欄位,就會出現錯誤訊息,像下面出現「{{圖檔}}」是因為阿湯根本沒有「圖檔」這個欄位,所以無法合併。

這時只要回到郵件草稿,把沒有的欄位{{圖檔}}刪掉即可(注意內容中兩層大括號內的都是要合併的欄位名稱)。

處理好就可以一次寄出去了,出現「Mail Merge is complete」表示寄送完成。

進到 Gmail 信箱,因為阿湯的廠商 Email 都是虛擬的,所以全部被退是很正常的…

如果你想要再寄一次,就回到原本的試算表,「Mail Merge Status」(寄件狀態)的欄位內容是郵件寄出的時間,把它 Delete 掉再重複 Mail Merge 的步驟,就會再寄一次信給空白欄位的收件人。

阿湯將剛剛那個空白欄位中的收件人 Email 改成正確的,再送一次就寄出去了。

相關資訊:

  • 外掛程式 Mail Merge with Attachments 下載:請點我

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阿湯 作者:阿湯

對電腦 & 網路資訊充滿興趣與熱情、瘋了似的每日堅持發文,「阿湯」這個名字是由湯姆克魯斯而來的,雖然我沒有他帥氣,也不會演電影,但我會寫文章....

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