上週有網友問說上司交給她一份文件要她重新編輯，但內容的文字色彩必須沿用之前的設定，不能自行更改，問題是原本文字顏色並沒有用 Word 預設的標準色彩，就算一個一個試還是有差距，找不出正確的顏色…其實不用那麼麻煩，阿湯就在這裡教大家怎麼快速查出用過的顏色，不管是自己的文件或別人的文件都可以使用相同的色彩，就不用擔心用了特殊色找不到了。
在編輯 Word 文件的時候，碰到這一行要移到下一頁的「第一行」，通常就一直按「Enter」讓它到下一頁，但如果增加前頁內容，下一頁第一行就會被擠下去，或是前一頁刪減內容，原本要放在下一頁第一行的文字就會被拉上來，遇到很長的文章就要重複修改，實在浪費不少時間，其實我們有聰明一點的方法，使用「分頁符號」來固定每頁的開頭文字，就不用顧慮前頁修改多少內容了。
阿湯平常放在網站上的圖片都會先統一規格，要修改也是會在網站後台處理，如果是一般 Word 文件插入圖片的話，應該大部分人都會先插再說，但碰到要更改效果或其他編輯方式就要一個一個改，如果要調整的內容很細還要另外花時間去處理，這時候我們可以使用簡單的方式一鍵重複修改的動作，讓所有圖片快速統一成一樣的效果，千萬不要一張一張改放費時間啊。
在 Word 打字一般來說當你按下「Enter」鍵，就會出現一個淺灰色的符號，正確說法叫段落標記，但也有人叫它換行符號、段落符號或「Enter 產生符號」，在大家已經習慣它存在的前提下，其實要不要取消好像也沒什麼差，反正實際列印也不會印出來，但如果要擷取 Word 的畫面，例如阿湯做教學示範要用的圖片，版面就明顯不夠乾淨，如果你很在意的話，其實可以取消顯示，讓它不要出現就好。
Word 的表格設定似乎很多人都不太熟悉，前幾天寫的「Word 小教室 – 當表格跨頁時，如何設定不留多餘的空白區塊？」獲得了廣大的迴響，今天再來教一招，其實也是非常簡單，平常做一份表單，只要跨到下一頁就沒有表頭了，如果不清楚表格內容在寫什麼就只能往上滑到首頁，不然就要自己複製貼上，這樣對於很多頁的大型表單實在很不方便，同樣的問題在 Excel 中只要凍結窗格就行了，在 Word 呢？
雖然 Excel 比較適合拿來做表格資料，但還是有很多人習慣用 Word 來處理，當然 Word 有 Word 的好處，至少版面比密密麻麻的 Excel 乾淨多了，不過在做表格的時候，如果內容很多需要橫跨頁面，常常會在跨頁的表格中間產生一片多餘的空白區塊，這樣真的蠻醜的，也浪費版面，不過改善的方式也超級簡單，只要加入一個設定就可以了。
今天介紹的其實是之前「啟動文件保護功能限制編輯區域，讓部分內容只給特定人士修改」這篇的延伸版，簡單來說就是不讓其他人亂填之外，乾脆建立一個清單限制只有哪些項目可以選，讓收到檔案的人連打字都不用，直接選一選繳回即可，再加上前面教的限制編輯區域就能固定格式，維持內容整齊，填寫速度也更快，專門對付那些懶到不行，一聽到要交資料就哀哀叫的同事，一定覺得你超貼心的。
快兩個禮拜沒出 Excel 小教室，竟然就有人催稿了，其實阿湯也是邊學邊分享，有什麼教得不好還請大家多多指教，今天要教的東西也很基本，有時候做資料碰到比較講究（龜毛）的主管，會對表格的呈現方式特別要求，橫列要放什麼、直排要放什麼，這也沒什麼不對，但如果等你都做完了才說，總不能通通重 Key 吧，修改方法很簡單，但不知道的人就真的不會知道，阿湯就來帶大家做一遍。