今天介紹的其實是之前「啟動文件保護功能限制編輯區域，讓部分內容只給特定人士修改」這篇的延伸版，簡單來說就是不讓其他人亂填之外，乾脆建立一個清單限制只有哪些項目可以選，讓收到檔案的人連打字都不用，直接選一選繳回即可，再加上前面教的限制編輯區域就能固定格式，維持內容整齊，填寫速度也更快，專門對付那些懶到不行，一聽到要交資料就哀哀叫的同事，一定覺得你超貼心的。
快兩個禮拜沒出 Excel 小教室，竟然就有人催稿了，其實阿湯也是邊學邊分享，有什麼教得不好還請大家多多指教，今天要教的東西也很基本，有時候做資料碰到比較講究（龜毛）的主管，會對表格的呈現方式特別要求，橫列要放什麼、直排要放什麼，這也沒什麼不對，但如果等你都做完了才說，總不能通通重 Key 吧，修改方法很簡單，但不知道的人就真的不會知道，阿湯就來帶大家做一遍。
如果你的工作常用到 Excel，一定免不了處理大大小小的表格，尤其行政管理方面的內部工作，各種五花八門的資料都用 Excel 檔處理，常常看得頭都痛了…其實你可以把這些表格圖示化，讓它們看起來立體一點，會比單純只有數字的內容更清楚也更好懂，也不容易眼花看錯，畢竟圖像比文字更好閱讀，只要簡單幾個步驟、改變一下設定就能讓表格一目瞭然。
不管是學生還是上班族，微軟 Office 裡最常用的程式多半都是 Word，應該很多人第一次打資料也是用 Word 檔，而當我們在用 Word 處理文件的時候，一定會常常遇到文字需要對齊的狀況，不管是上下兩行還是好幾行，如果是連續按空白鍵，很難做到真正的「對齊」，Word 都用那麼久了，其實我們可以不要用那麼笨的方法，只要在尺規上加入「定位點」再搭配「Tab 鍵」，就可以將文章對得輕鬆又整齊。
在使用 Excel 製作表格的時候，如果自己或老闆不怎麼要求表頭那一格，那就讓它空白也沒差，反正內容看得懂就好，但通常還是會編輯一下吧（阿湯絕對不會說自己都空白），一般簡單的表格多半只有兩欄還算好處理，但碰到兩欄以上的複雜表格，步驟就比較多一點，可能有人還不知道這種表頭要用什麼來畫、怎樣弄比較好看，今天阿湯就針對超過兩欄的表格，來教大家怎麼手動畫斜線。
常用 Word 的朋友對文字下方紅色和綠色的底線一定不陌生，不管是中文還是英文，只要 Word 偵測到內容可能有拼字或語法的錯誤時，在你打完字的當下就會貼心地冒出底線提醒，對於經常打錯字的人應該很適用，但更常遇到的情況是明明不是錯字、文法也正確還是跳出底線，如果你覺得這個功能很礙眼也不太需要，其實可以在校訂功能區，將拼字與文法的檢查設定改掉即可。
慣用 Word 打資料的朋友們應該都用過項目符號清單，尤其文章內容又長又繁雜的時候，加入項目符號列表會讓文章整體看起來比較整齊有秩序，但其實除了 Word 預設的項目符號可以用之外，也可以自訂一些圖片來增加視覺效果，讓內容看起來更活潑，適合用在一些非正式或比較需要設計感的文件上，也不會像插圖占掉那麼大的空間，大家可以試試看。
在 Excel 中如果要排序，通常在欄位按右鍵後就會出現預設 A→Z 或 Z→A 讓你選擇，對於中文來說，這種情況下排序的結果往往是按第一個字的筆劃來排，但我們實際應用的時候常會碰到需要按其他方式排序的狀況，像工作方面的文件可能會遇到人名、職稱等五花八門的值需要重新排，資料沒那麼多還可以一個一個 KEY 或是複製貼上，如果碰到大量資料那要弄到什麼時候，別擔心，只要自訂排序就可以了。