常用的 PDF 五種功能教學,這些都是必學的(feat. PDF 文電通 macOS 版)

說到文件編輯,一般來說不是用 Word 文件就是 PDF 文件,而 Word 文件基本的功能沒什麼特別好說的,畢竟他就是用來直接編輯內容的,不過 PDF 就不一樣了,畢竟 PDF 的用途主要就是「儘量」不讓人編輯,所以想要編輯就一定要倚靠專用的軟體,今天阿湯就來分享五個 PDF 常用到的編輯功能教學,並且用 PDF 文電通的 macOS 版本來做為範例,如果常用到 PDF 的人,這篇文章一定要認真的看完。

常用的 PDF 五種功能教學(feat. PDF 文電通 macOS 版)

PDF 文電通官方網站:https://www.rightpdf.com/zh-TW

之前我其實就分享過 PDF 文電通的 Windows 版本:PDF 文電通 5 專業版,全功能 PDF 編輯轉換軟體,輕鬆搞定 PDF 大小事,當時還沒有推出 macOS 版本算有點小小的可惜,最近正式推出了 macOS 版本,就順道使用這版本來跟大家介紹五個 PDF 常用到的功能,在這之前順便分享一下價格的部份,為什麼阿湯不使用 Adobe 的 Acrobat,光是跟 PDF 文電通相比,價格近乎是差了一倍,雖然我可以理解軟體開發不易,不過 Adobe 的售價一直都是非常高,包括他們其它的軟體也都是一樣的,而 PDF 如果常態需要用到,我個人還是最推薦 PDF 文電通,功能完善,但價格真的很親民啊。

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一、編輯 PDF 內容

我想「編輯」功能,絕對是 PDF 工具最基本最基本必備的功能,而且一定要簡單好用,在 PDF 文電通中,如果你要重新編輯 PDF 內容的文字等,只要在「進階」>按下「編輯」,就能像 Word 一樣,直接編輯所有的文字,如果你沒有按下這個編輯功能,直接選取文字進行刪除的話,會比較像是追蹤修訂或是註解。

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通常用到最多的功能主要是直接修改、新增文字、以及新增圖片,其它還有像是加入影片、音效都是沒問題的,其中有更進階的就是可以使用 Javascript。

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不論你做了什麼修改,建議大家在匯出之前都可以先做「壓平合併」,做了這個動作後,別人就不能輕易的去修改你的 PDF 檔案了,如果沒有做的話,PDF 的內容就跟 Word 沒有什麼二樣,只是用區塊方式保存在裡面而已,但是壓平後就比較類似圖片的概念,不容易再次編輯,對於內容的保存更有保障。

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二、OCR 光學辨識

如同上面第一個編輯功能中提到的,如果我今天 PDF 檔案按下編輯後,無法變成區塊編輯,那麼有可能就是壓平合併了,這時如果我們一樣想要編輯 PDF,或是編輯圖片中的內容的話,可以利用「進階」>「OCR」功能,透過 OCR 就能將壓平合併的內容或是圖片內容轉換成文字來進行編輯。

在做 OCR 文字辨識時,語言建議也可以選擇自動偵測,或是有確認的語言,那麼也可以手動選擇。

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透過 OCR 辨識完成後,這時你再按下「進階」中的「編輯」,就會發現,已經成功的編輯文字區塊可以直接修改了!

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三、合併及分割 PDF

合併跟分割 PDF 可以算是我很常用到的功能,特別是在整理大量 PDF 資料時,就一定會用到,我們先來講講合併 PDF 的功能,在上方選擇「文件」頁面,點擊「插入」,再選擇要插入的方式,如果你有個多個檔案,可以直接「從檔案插入」。

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然後選取你想要合併在一起的 PDF 檔案。

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最後只要調整合併的後的順序(也可以後續再調整)以及插入的位置,按下確認就搞定,而順序、位置等都是後面可以再調整的。

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至於分割的部份,最常用到的,通常是把整份 PDF 切割成一頁一個檔案,而分割功能在 PDF 文電通裡,做的非常完善,各種切割方式都可以,首先點擊「文件」頁籤後,點擊「分割」,接下來就可以去設定分割的模式;如果你是要一頁一份檔案,那麼可以選擇「依指定頁數分割」,然後設定為 1 頁就搞定,其它還有可以選擇依檔案大小、按照奇偶數或是包括文字等,各種需求都能達成。

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像我是切割成一頁一個檔案,就會長這樣,這份有四頁,分割後就變成四個檔案了。

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四、數位簽名功能

很多人都會用 PDF 的數位簽名功能,但不知道怎麼放置「數位簽名」的欄位,所以在講簽名功能前先來教大家怎麼放置數位簽名的欄位,選取「表單」頁籤,點擊「數位簽名」,接下來只要設定相關格式等,就可以囉,是不是很簡單?其實看到這裡就不難發現,PDF 文電通將所有的重點功能都放在頁面上一點擊就能看到的地方,讓我們在使用上不會有「找不到功能」的問題。

註:若是想要直接放數位簽名,可以在”安全性”底下的”簽署/認證” >> 點選”簽署文件” 之後就可以放數位簽名。

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接下來要教大家的是更常用到的功能,就是加入數位簽名,如果你還沒有建立過任何簽名單,要先到「安全性」頁籤裡,選擇「手寫簽名」,進入「管理所有簽名」。

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點擊下方的 + 號新增簽名檔。

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新增的方式可以用手繪、輸入簽名或匯入既有影像。

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如果是用手繪的方式,也能選擇顏色、粗細等。

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如果你有多種簽名需求(比如不同語言),可以在這裡連續建立多個簽名檔案。

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未來想要插入簽名時,只要在「安全性」>「手寫簽名」>「放置手寫簽名」,這樣就搞定了。

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放置後也能自行調整大小,超實用。

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五、移除浮水印

在製作 PDF 時,「浮水印」本身就是會以浮水印的方式存在在 PDF 裡,這樣講是不是有點聽不懂?簡單的說,在文件標籤(你看不到的東西)裡,它就是被標示為浮水印,當需要移除時,可以很統一的被移除,前提是軟體有這項功能,像這個被加入的浮水印,如果是一般的 PDF 編輯工具,是不會被偵測為圖片方塊的,無法直接手動刪除。

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以 PDF 文電通為例,只要進入「文件」,找到「移除浮水印」,按下是就可以搞定這個浮水印了,每頁都會被移除,是不是非常簡單呢?

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使用心得:

PDF 文電通所屬的棣南公司,在 PDF 這個領域已經發展超過 30 年,不論是技術或專業都是非常可以信賴,而先前雖然阿湯就已經都在使用 PDF 文電通,只是因為先前沒有 Windows 作業系統的電腦,而我主要使用的是 MAC 電腦,我就都是透過虛擬電腦來使用為主,現在終於可以直接用了,有了 PDF 文電通 MAC 版我是二話不說立刻安裝,因為我太常用到編輯 PDF 的功能了,重點是 PDF  文電通價格親民,功能完善,請大家多多支持辛苦的台灣軟體廠商,而上面我只是簡單的跟大家分享五個較常用且實用的功能,其實 PDF 相關的需求還有很多,如果有任何不懂的也可以問我,畢竟我可是用了 PDF 文電通五年的資深前輩啊!

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