通訊軟體那麼多,LINE、M+、Skype、Telegram 企業使用怎麼選?

2020/05/07 Android APP

你的公司也是用 LINE 做為溝通工具嗎?是不是覺得有諸多不便,因為公私訊息大混淆其實是一件很頭痛的事,最搞笑的就是你本來傳公司同事的壞話給朋友,結果按錯沒注意到,傳去了公司群組,隔天一早只能跪著去道歉,或者身為主管傳送了公告訊息,總是少 1~2 個人未讀取,究竟是誰不看公告?通訊錄裡有二個同樣名稱顯示,哪一個才是公司同事?今天阿湯就來分享一下,LINE、M+ Messenger、Skype、Telegram 做為企業溝通工具,你應該怎麼選擇。

我對各個通訊軟體的使用感受:

以「個人」使用來說,雖然目前 LINE 的使用者在台灣仍然為多數,但其實 LINE 衍生出來的問題同樣也是最多的,更何況是企業使用,問題就更多,因此相當多企業、個人都紛紛開始跳槽到 Telegram,而 Skype 就不用說了,不親民的操作性,讓許多人卻步,今天其實主要會跟大家推薦企業、工作室等可以使用 M+ Messenger ,在分享之前,先來講講其他通訊軟體為什麼我不會特別推薦。

  • LINE:功能超多,更新速度也快,但用在企業使用真的是問題世界多,最大的一個點就是訊息備份,截至目前為止仍然無法跨系統轉移訊息內容,只要手機從 Android 換成 iPhone 或反之,你的訊息就全部掰掰;另一個點則是通訊錄會混淆在一起,並不適合做為企業管理使用,其實光是訊息轉移問題,個人就不適合使用了,都已經過了多久了仍然無法在跨系統之間進行訊息還原備份,其他還有像是會被翻群的問題、廣告訊息爆炸多等,對企業來說都是重大的問題。
  • Telegram:在 LINE 衍生出相當多使用問題後,許多工作室或企業都轉向使用 Telegram,Telegram 說真的其實蠻穩定的,沒有什麼太大缺點,唯一缺點就是功能太過陽春,就管理面來說,還缺少了很多必要功能,特別是介面的繁體中文還得自行手動安裝語言包才能有就已經顯的麻煩,再加上是國外團隊開發,其實有任何問題,也沒辦法即時的回覆或協助處理,因此阿湯認為 Telegram 適合個人,但不適合企業使用。
  • Skype:微軟的產物,這沒什麼好說的,只能說當初的 MSN 要是可以好好的發展,現在搞不好最大戶的使用工具就是 MSN,而不是 LINE 了,自從主力轉向 Skype 後,使用者其實越來越少,原因我覺得有不少,介面的不親民,功能上的短缺,可取代性高等,即便是最近受疫情影響大家轉而在家工作居多,視訊會議也沒有多少人是透過 Skype 來建立,所以就不用我多說了,可以說是今天分享的通訊軟體中,最不推薦的一款。

為什麼我推薦 M+ Messenger 做為企業的通訊軟體

其實上述的通訊軟體中,所有的功能是個人與企業通用,並沒有特別的為企業需求開發對應的功能,或者可以「公私分明」的管理方式,而阿湯今天要分享的 M+ Messenger 其實在多年前推出的初期我就已經介紹過了,當時推出時主要是針對個人通訊需求而生,而隨著需求,M+ 更進一步為企業推出企業方案,更有效的增進溝通效率並強化資訊安全,下面就讓阿湯一一的用功能來告訴大家為什麼企業該選用 M+ Messenger。

基本功能:

首先講一下基本的功能,其實該有的基本通訊錄、聊天、群組等,M+ Messenger 當然都是俱備的。

在好友的管理上,包括好友的刪除、封鎖、建立聊天室、傳送檔案、語音、視訊、貼圖、傳送位置等,其實在基本功能使用上,和一般通訊軟體並無太大區別,但重點來了,這樣乍看之下好像沒什麼特別的,為什麼企業要特別選用 M+ Messenger 來做為主要通訊軟體使用?魔鬼當然就藏在細節裡,如果你有深入使用並了解 M+ 能做到哪些事的話,那麼就不會將 M+ 只定義在通訊軟體,而是一款「管理」工具,往下來看更多功能的介紹。

企業通訊錄查詢最方便

好友列表做為企業使用,第一件事情就是必須能讓通訊錄的管理「公私分明」,這是大多數人的最大問題,也不少人為此還分了二支手機、二個門號來使用,就為了區分公司和個人,但在 M+上不用那麼麻煩,不論是好友、群組,只要是屬於公司的都會在前方多一個小旗幟圖示讓你方便辨別,所以有些公司同事就算你把他加到個人通訊錄裡也不會混淆,因為看圖示就知道了,另外,如果不想 M+ 好友列表中出現個人通訊錄的好友,也可以至設定處將「自動同步連絡資訊」關閉,這樣就不會有私人好友出現在公用的M+ 裡了,這兩點都符合「公私分明」的需求。

另外公司通訊錄的搜尋功能非常好用,只要搜尋任一關鍵字就可以找到相關的名單,不論是輸入一個字二個字都可以,可以是電話相關、Email 等,只要資料裡有的,都能夠藉由關鍵字快速找到對方聯絡資料。

公司公告不遺失

大部份公司的公告,在以往的通訊軟體中使用,都是透過「群組」來處理,但這樣的公告方式,就像我前面提到的,跨了一個系統,訊息轉移不過去,或者太過久遠的公告都會變的難以查看,而最大的問題是,當有「新人」加入群組後,只會看到加入後開始的訊息,以往的都看不到,那麼有很多事情你可能就得重新交代一次,但在 M+ Messenger,是透過企業帳號來發佈公告,只要是該公司內的人都可以直接收到公告外,還可以透過企業佈告欄來保存重要檔案或資訊,這樣即便是新人加入公司,也能直接翻找舊的公告訊息,很多事情就不用再一一重覆交代,有效率多了。

離開座位電話不漏接

而阿湯覺得最棒的一項功能就是「行動分機」,大家應該都有過打了電話、撥了分機,然後聽到的是「您撥的分機號碼目前不在座位上,請您稍候再撥..」,因為傳統的桌機一旦你離開了座位,就是接不到,但 M+ Messenger 可以幫你結合公司的總機、分機,當你離開座位或是外出差勤,就算有電話打來也不用擔心,只要桌機響三聲未接都會自動幫你轉機到你的手機上,就不會漏掉任一通重要的電話了,而且還可以節省桌機的使用費用,特別是出國時的漫遊費用更有感。

免費網路語音通話 & 語音訊息

透過 M+ Messenger 互相通話也只要透過網路語音通話或是錄音檔的方式,反正現在大多已經都用網路吃到飽了,網路電話想怎麼打就怎麼打,24 小時掛在線上還是免費!

更好用的視訊會議

視訊會議的功能算是比較特別的,有些通訊軟體的「群組視訊」,由發起人建立視訊群聊,當你加入後發生斷線就無法再加進去,原因是都是針對單次邀請,你當下加入才能進去,而 M+ Messenger 的做法是發起一個「視訊會議」,一旦建立就會在群組或群聊中跳出訊息通知,這麼一來大家就可以點擊邀請訊息加入,就算突然斷線也只要要重新加入就好,除非發起人按下取消視訊,否則在邀請訊息到期前,只要有被邀請到的都可以隨時加入。

視訊會議的第二實用功能就是可以結合「電腦畫面共享」,視訊會議現在最不可或缺的就是電腦畫面共享,這樣遠端開會時,才能互通有無,更清楚的知道主講人想要表達的內容,或者展示範例等,畫面共享絕對是遠端工作必備的功能之一。

掌握訊息讀取狀況

「有沒有讀取訊息」這件事,或許對於已經下班的員工來說,如果被盯著有沒有看訊息,好像是一件很有壓力的事,但我們換個角度想,如果是「公告訊息」,但發現 20 個人裡還有 3 個人遲遲沒讀取怎麼辦?就得各別去問到底誰沒看訊息,因為可能是重要的公告,因此在 M+ 的企業功能中加入了「查看訊息未讀成員」的功能,讓你可以直接看到誰還沒讀取訊息,這麼一來只要對這幾位成員再提醒一下看公告就可以了,不用再一一的滿清十大酷刑逼供了(誤)。

誰回覆誰一目瞭然

我們在社群上聊天或回覆留言,像是 Facebook、Twitter,都會去 @ 某人,然後回覆內容,這樣就可以知道在對誰回覆,或者回覆哪則訊息,所以在 M+ 中也用上了「引用」的功能,只要針對某則訊息長按就可以選取引用功能,就可以針對某則訊息引用回覆,這樣大量訊息下就不會混雜看不懂誰在回誰。

預約訊息,下班時間不打擾

這個功能也是阿湯相當喜愛的一個,舉例來說,可能在下班時間你臨時想到明天一早上班需要交辦的事,就會趕緊傳送訊息給某人或群組,但下班就讓大家好好休息吧,雖然訊息是講明天早上的事,但在休息時間收到公事訊息就是一種無形的壓力,這時你就可以用預約訊息,設定明天一早上班的時間,既不打擾到大家的下班時間,也可以在大家「正」上班的時間中傳遞,可以更有效率的處理,而且預約不僅是針對個人,群組訊息也可以哦。

休假放心去,訊息答錄機

目前在 LINE 或 Telegram 很常看到有人會在顯示名稱後的狀態打上(目前休假中)之類的話,但真的會注意到的不多,原因是太不明顯,但在 M+ Messenger 裡則是加入了「訊息答錄機」的功能,當對方有開啟這項功能時,只要你進入和他的聊天視窗時,就會跳出提醒,而且在聊天視訊的上方也會顯示目前不方便的字眼,讓你了解目前對方不方便回覆訊息,如果看到別人正在休假,就識相點吧。

可以互相轉帳、發送紅包免手續費

這功能如果是「主管級」以上常用的話,底下的員工應該都會非常的愛你,M+ Messenger 只要綁定銀行的帳戶後,就可以使用收付款以及發送紅包的功能,直接和你的銀行帳戶連動,不需要預先儲值就可以直接使用,如果是用來犒賞員工,應該一看到訊息就會合不攏嘴了吧,如果是用這個來發送年終獎金,那應該就更 High 了。

註:收款不限銀行,發送款項需使用台北富邦銀行帳戶。

M+ Messenger 能做到的其實除了這些工作上使用的功能外,還有像是 CRM 顧客關係管理工具,例如 M+ 服務圈,簡單的說,可以對你的客戶分群組發送訊息,也可以針對單一客戶發送專屬的內容,還有粉絲標註等等,讓你在管理客戶上可以更加的精準,將效益提升到最高,比起傳統的簡訊花費更低,效果更好,更多進階的功能可以前往 M+ 的官方網站查看,或者與 M+ 團隊聯繫洽詢,可以更加的清楚你的需求及能幫你做到什麼樣的程度。

使用心得:

上面提到的功能,有不少都是一般通訊軟體所沒有的,但對於企業都是相當便利且實用的功能,而且 M+ Messenger 本身就是由台灣大哥大所開發及維護,容易聯繫,也都具有客服系統可以諮詢及反應問題等,需要做更緊密的企業結合時(M+ 有提供 API 可以串接),也有專人快速協助處理,這都不是國外廠商能夠做到的,即便台灣有分公司,也相當難以聯繫。

資安的部份也由於是台灣在地的公司,所以在軟體的開發上都是更加符合國內資安政令等,有任何問題都是有法可循,不會因為是國外廠商的通訊軟體而遊走在法律邊緣,相對來說,方方面面都是更加有保障的,企業的通訊工具的需求是為了讓工作更有效率、資訊流通更加安全,所以選擇一款真正「為企業而生」的通訊軟體才是王道,因此阿湯在綜觀比較後,非常推薦企業採用 M+ Messenger 做為主要的通訊工具,不僅功能完善,管理也更加方便。

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阿湯 作者:阿湯

對電腦 & 網路資訊充滿興趣與熱情、瘋了似的每日堅持發文,「阿湯」這個名字是由湯姆克魯斯而來的,雖然我沒有他帥氣,也不會演電影,但我會寫文章....

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