Excel 小教室 – 將縣市與鄉鎮區做成多層級選單,名稱定義運用與資料驗證

阿湯曾經就教過大家使用「定義名稱」的功能來簡化清單,對於撰寫函數公式時,可以讓公式的一些範圍設定看起來更清爽一些,但如果有大量的清單要設定自定義名稱怎麼辦?比如今天就以縣市及鄉鎮區製作為多層級選單為範例,我們要怎麼批次的完成定義名稱,並透過定義好的名稱快速完成簡單的多層級選單,不論要做幾層選單都可以,往下來看吧。

Excel 教學 - 將縣市與鄉鎮區做成多層級選單

首先要做好相對應的資料,像 D 列我是放縣市資料,然後從 E 開始到 Z 是標頭為縣市名稱對應所有的鄉鎮區域,資料以此類推來建立,所以如果你後續還要往路段製作就是這樣做第三層的資料即可。

接下來將資料的範圍全選後,進入「公式」>「從選取範圍建立」。

然後只勾選「頂端列」,按下確定,到這邊就完成了全部的名稱定義了。

要怎麼確認定義名稱有沒有成功,只要在公式 > 名稱管理員,就可以查看剛剛建立有沒有成功了。

完成批次的定義名稱後,我們就可以來製作多層級選單,首先我們要建立的地方是在 A2 跟 B2,第一個要建立的選單就是 A2,選擇後,進入「資料」>「資料驗證」。

在第一個儲存格內允許選擇「清單」,第二個來源輸入剛剛建立的名稱「=縣市」,這裡就是看你標頭是打什麼就是什麼。

這樣就完成第一層選單。

再來第二層選單,選擇 B2 後一樣進入資料的「資料驗證」。

儲存格內允許一樣選擇「清單」,來源的部份請輸入「=INDIRECT(A2)」,INDIRECT 這個就是指引函式,還不知道用途可以去查一下,這個我們用 A2 來對應的意思就是,當我們在 A2 選擇某個縣市,就會依照定義的名稱去對應清單,所以在這裡只要用這個函數就搞定。

這樣當我們第一層假設選擇宜蘭縣時,再去選第二層就只會出現宜蘭的鄉鎮區市可以選擇,就這麼簡單完成了多層級選單,如果你還想要做第到第三層,就是資料做好後,第三層的公式就會是變成 INDIRECT(B2),以此類推,大家快去試看看吧。

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阿湯 作者:阿湯

對電腦 & 網路資訊充滿興趣與熱情、瘋了似的每日堅持發文,「阿湯」這個名字是由湯姆克魯斯而來的,雖然我沒有他帥氣,也不會演電影,但我會寫文章....

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