fbpx

電子簽名服務 DottedSign,簽署文件數位化更便利有效率,還可創建多人簽署任務

文件數位化這件事情其實已經愈來愈普及,以阿湯手上簽署的合約來說,大多有一半的合約都只需要電子檔案來回即可,但這 50% 的合約中,大概只有 1% 是使用「電子簽名」來達成,如果要將文件數位化,最重要的不僅是電子檔案,而是連帶簽名、蓋章都能夠數位化才叫便利,今天要來分享一個由凱鈿推出的電子簽名服務 DottedSign,可以讓我們將簽署文件這件事情真正的數位化,不僅可以為自己的文件進行電子簽名,還能創建多人簽署任務,隨時還可以查看進度,確認目前簽署狀況等,不論是個人、團隊其至大至企業都非常的適用。

電子簽名服務

DottedSign 電子簽名服務使用介紹:

目前 DottedSign 網頁提供 14 天免費試用期,即便過了試用期,訂閱費用一年最划算只要 USD 59.99,算下來一個月只要 150 NTD 左右,相較於 Adobe 旗下的產品是便宜許多的。

往下先來和大家分享一下 DottedSign 的功能有哪些,又能怎麼運用,基本上網頁版、APP 的操作都是一樣的,阿湯往下就以 APP 為主來跟大家分享,請先下載並註冊一個帳號吧。

DottedSign APP 下載:AndroidiOS

DottedSign 網頁版:請點我前往

電子簽名服務

在 APP 首頁可以看到上方有分類好文件目前的狀態,待自己簽署、待他人簽署、已完成及草稿,方便隨時瀏覽文件。

第一次使用也可以先到選單裡把相關資料及電子簽名、印章等建立好,這樣之後使用就很方便,只要插入建立好的簽名或印章圖檔即可。

電子簽名服務

其中像是個人資料,建立好後,之後在文件中如果有需要填寫資料的部份,就可以直接插入,不需再填寫。

電子簽名服務

簽名可以新增二種,完整及縮寫,你也可以區分為中英文簽名,建立時可以用觸控筆或是手指直接書寫。

電子簽名服務

這樣就建立好電子簽名檔案。

電子簽名服務

再來是印章的部份,你可以將自己本來就有的印章電子檔案加入,或者將印章蓋在紙上後,利用內建的拍照功能將印章加入。

電子簽名服務

印章由於會區分個人、公司大小章、統編章等,以企業來說,要用上的印章很多,在 DottedSign 裡可以建立多組印章圖檔,方便你選擇使用。

電子簽名服務

另外可以設置簽署者提醒,當你有設定簽署期限時,在到期前是否要提醒簽署者,可以在這裡選擇。

電子簽名服務

如果你要確認簽署者,還可以透過開啟 OTP 驗證,利用 Email 或簡訊接收 OTP 進行身份驗證,可以多一層安全保障。

基本上到這邊為止就完成了基本設定,接下來要做的就是簽名或是叫別人簽名了。

電子簽名服務

如何簽署文件?

首先我們來看一下,如果是自己要簽署文件怎麼做,在下方的「+」新增自己簽署並傳送,然後文件可以透過掃描、相片或是檔案(支援從 Google Drive、Dropbox 等雲端硬碟新增)來新增,我們先來個簡單的,比如你今天是收到實體文件,但要回傳電子簽名檔案,就可以用掃描的方式來進行。

電子簽名服務

對準要簽名的那份檔案拍照後,新增到 APP 裡,一次可以新增多份文件進行簽署。

電子簽名服務

進行電子簽名時,在最左下角就是簽名,選擇之後就會顯示你的簽名及簽名縮寫可以選擇,直接將簽名拖曳到你要簽名的位置就可以了,操作很直覺簡易。

電子簽名服務

另外像前面提到的,如果有需要填寫資料的部份,已經有建立的就能直接選取使用,不用自己打字慢慢輸入,但如果要填寫的資料不在預設的內容裡也沒有關係,一樣可以新增文字框來加入。

電子簽名服務

印章的部份操作都是一樣的,選擇要使用的印章直接拖曳進去即可。

電子簽名服務

其中有個很方便的是「選擇」項目,大致上會有打勾或是塗黑圈二種,APP 裡都提供給你了,可以直接在項目中打勾。

日期選項中我覺得稍稍可惜的一點是沒有中華民國的年份選項,因為蠻多合約都是壓中華民國日期,但應該在我講完這建議後,很快就會出現這個功能了(揮手給廠商看到)。

電子簽名服務

簽署完成的文件就可以儲存,或選擇直接傳送,文件就會進入已完成狀態,是不是相當的簡單。

電子簽名服務

如果你前面是直接選擇檔案的方式來簽署,除了支援圖片外,很多電子合約都是提供 PDF 檔案,同樣是支援直接簽署的哦。

電子簽名服務

建立多人簽署任務:

接下來是團隊或企業最需要的,就是「多人簽署任務」,很多文件的最下方都會看到一堆簽名欄,是因為企業的流程必須要一關一關的往上審核,所以就會需要多人簽署任務這樣的功能。

建立的時候和個人是一樣的,只是前面一開始是選擇「建立任務並邀請他人簽署」,然後同樣的可以藉由掃描、相片或是檔案來建立文件。

電子簽名服務

簽署任務的建立,可以先設立檔名,最棒的一點是,可以選擇是否要「按順序簽署」,如果是團隊確認一份文件,那麼沒有順序上的問題,但如果是往上遞簽呈,通常就會有簽署的順序,這樣就可以勾選起來,再將需要簽署的人一一的加入 Email,加入完成後可以拖曳變動簽署順序再送出。

電子簽名服務

多人簽署任務不僅是可以指派順序、對象,每個人該簽在哪也都一清二楚,可以依序的設定欄位。

電子簽名服務

然後可以設定簽署期限(增加效率啊)。

電子簽名服務

最後再設定好是否要進行 OTP 驗證以及給大家的訊息,可以在這裡稍稍的說明一下文件內容是什麼,讓簽署者可以快速了解這件文件的重要性,決定是否需要先行簽署。

電子簽名服務

當完成作務建立後,建立者就可以在待簽署這裡查看簽署進度,目前進行到哪邊。

電子簽名服務

順便也給大家看一下,如果你是接到簽署任務的人,會收到像這樣的 Email,由於簽名需要有 DottedSign 的帳號,所以上方會顯示要驗證的提醒。

電子簽名服務

註冊並登入你的 DottedSign 帳號後,就可以進行簽名。

電子簽名服務

完成後按下確認,就會將已簽署的文件往下一個人寄送過去。

電子簽名服務

這邊阿湯以電腦版來做一下範例,假設第二個人是用電腦收信,那麼一樣的點擊 View & Sign 後會要求你登入 DottedSign 帳號。

電子簽名服務

在電腦版上同樣的可以進行電子簽名沒有問題,唯一問題是,用滑鼠比較難寫字,所以建議可以先透過 APP 建立好電子簽名,這樣比較美觀啦。

電子簽名服務

最後在進度上就可以看到每個人依序的完成簽署,狀態一清二楚,主要建立者就可以掌握好簽署進度。

電子簽名服務

所有人都簽署完畢後就可以進入來查看一下簽署內容是否有誤,另外也能在歷史記錄裡看到每個人簽署的時間是什麼時候。

電子簽名服務

DottedSign文件簽署流程受 TLS/SSL、AES-256 及 RSA-2048 加密保護,並透過SSO(單ㄧ登入)提高安全層級,其實比起你在那印出來簽名再掃描回傳安全的許多,因此使用正規的電子簽名服務絕對是比較好的。

使用心得:

阿湯自己本身使用電子簽名服務算是很頻繁,不論是自己簽署或是建立給別人簽署都會用到,最近透過 DottedSign 使用了電子簽名的功能,覺得最棒的一點是,不論是透過網頁或是 APP 的操作跟流程都非常的一致,有些服務的功能是網頁與 APP 會有落差,導致在使用時,有時得用網頁版或是 APP 才能設定或修改到想要用的資料或功能,其實相對之下是比較麻煩的。

另外 DottedSign 在電子簽名服務來說,價格非常平價,一年算下來才台幣 1800 元左右,只要有用過電子簽名服務的就知道這價格有多親民,而且還支援多人簽署任務,可以追蹤進度,平台也符合法規並有做好加密及身份驗證等各種機制,簽署若是有問題,在記錄中也都可以查看到簽署者的時間、IP 等詳細資料,其實是完全不用擔心被他人偽造,因為驗證的機制非常嚴謹,後續若有問題也有不少資訊可以做二次檢驗,非常值得一用的電子簽名服務。

相關資訊:

你可能對這些內容也有興趣

阿湯 作者:阿湯

對電腦 & 網路資訊充滿興趣與熱情、瘋了似的每日堅持發文,「阿湯」這個名字是由湯姆克魯斯而來的,雖然我沒有他帥氣,也不會演電影,但我會寫文章....

更多關於的文章》

0 留言

發表留言 »

姓名(*)
信箱(*)