文件數位化這件事情其實已經愈來愈普及，以阿湯手上簽署的合約來說，大多有一半的合約都只需要電子檔案來回即可，但這 50% 的合約中，大概只有 1% 是使用「電子簽名」來達成，如果要將文件數位化，最重要的不僅是電子檔案，而是連帶簽名、蓋章都能夠數位化才叫便利，今天要來分享一個由凱鈿推出的電子簽名服務 DottedSign，可以讓我們將簽署文件這件事情真正的數位化，不僅可以為自己的文件進行電子簽名，還能創建多人簽署任務，隨時還可以查看進度，確認目前簽署狀況等，不論是個人、團隊其至大至企業都非常的適用。
DottedSign 電子簽名服務使用介紹：
目前 DottedSign 網頁提供 14 天免費試用期，
往下先來和大家分享一下 DottedSign 的功能有哪些，又能怎麼運用，基本上網頁版、APP 的操作都是一樣的，阿湯往下就以 APP 為主來跟大家分享，請先下載並註冊一個帳號吧。
DottedSign 網頁版：請點我前往
在 APP 首頁可以看到上方有分類好文件目前的狀態，待自己簽署、待他人簽署、已完成及草稿，方便隨時瀏覽文件。
第一次使用也可以先到選單裡把相關資料及電子簽名、印章等建立好，這樣之後使用就很方便，只要插入建立好的簽名或印章圖檔即可。
其中像是個人資料，建立好後，之後在文件中如果有需要填寫資料的部份，就可以直接插入，不需再填寫。
簽名可以新增二種，完整及縮寫，你也可以區分為中英文簽名，建立時可以用觸控筆或是手指直接書寫。
這樣就建立好電子簽名檔案。
再來是印章的部份，你可以將自己本來就有的印章電子檔案加入，或者將印章蓋在紙上後，利用內建的拍照功能將印章加入。
印章由於會區分個人、公司大小章、統編章等，以企業來說，要用上的印章很多，在 DottedSign 裡可以建立多組印章圖檔，方便你選擇使用。
另外可以設置簽署者提醒，當你有設定簽署期限時，在到期前是否要提醒簽署者，可以在這裡選擇。
如果你要確認簽署者，還可以透過開啟 OTP 驗證，利用 Email 或簡訊接收 OTP 進行身份驗證，可以多一層安全保障。
基本上到這邊為止就完成了基本設定，接下來要做的就是簽名或是叫別人簽名了。
如何簽署文件？
首先我們來看一下，如果是自己要簽署文件怎麼做，在下方的「+」新增自己簽署並傳送，然後文件可以透過掃描、相片或是檔案（支援從 Google Drive、Dropbox 等雲端硬碟新增）來新增，我們先來個簡單的，比如你今天是收到實體文件，但要回傳電子簽名檔案，就可以用掃描的方式來進行。
對準要簽名的那份檔案拍照後，新增到 APP 裡，一次可以新增多份文件進行簽署。
進行電子簽名時，在最左下角就是簽名，選擇之後就會顯示你的簽名及簽名縮寫可以選擇，直接將簽名拖曳到你要簽名的位置就可以了，操作很直覺簡易。
另外像前面提到的，如果有需要填寫資料的部份，已經有建立的就能直接選取使用，不用自己打字慢慢輸入，但如果要填寫的資料不在預設的內容裡也沒有關係，一樣可以新增文字框來加入。
印章的部份操作都是一樣的，選擇要使用的印章直接拖曳進去即可。
其中有個很方便的是「選擇」項目，大致上會有打勾或是塗黑圈二種，APP 裡都提供給你了，可以直接在項目中打勾。
日期選項中我覺得稍稍可惜的一點是沒有中華民國的年份選項，因為蠻多合約都是壓中華民國日期，但應該在我講完這建議後，很快就會出現這個功能了（揮手給廠商看到）。
簽署完成的文件就可以儲存，或選擇直接傳送，文件就會進入已完成狀態，是不是相當的簡單。
如果你前面是直接選擇檔案的方式來簽署，除了支援圖片外，很多電子合約都是提供 PDF 檔案，同樣是支援直接簽署的哦。
建立多人簽署任務：
接下來是團隊或企業最需要的，就是「多人簽署任務」，很多文件的最下方都會看到一堆簽名欄，是因為企業的流程必須要一關一關的往上審核，所以就會需要多人簽署任務這樣的功能。
建立的時候和個人是一樣的，只是前面一開始是選擇「建立任務並邀請他人簽署」，然後同樣的可以藉由掃描、相片或是檔案來建立文件。
簽署任務的建立，可以先設立檔名，最棒的一點是，可以選擇是否要「按順序簽署」，如果是團隊確認一份文件，那麼沒有順序上的問題，但如果是往上遞簽呈，通常就會有簽署的順序，這樣就可以勾選起來，再將需要簽署的人一一的加入 Email，加入完成後可以拖曳變動簽署順序再送出。
多人簽署任務不僅是可以指派順序、對象，每個人該簽在哪也都一清二楚，可以依序的設定欄位。
然後可以設定簽署期限（增加效率啊）。
最後再設定好是否要進行 OTP 驗證以及給大家的訊息，可以在這裡稍稍的說明一下文件內容是什麼，讓簽署者可以快速了解這件文件的重要性，決定是否需要先行簽署。
當完成作務建立後，建立者就可以在待簽署這裡查看簽署進度，目前進行到哪邊。
順便也給大家看一下，如果你是接到簽署任務的人，會收到像這樣的 Email，由於簽名需要有 DottedSign 的帳號，所以上方會顯示要驗證的提醒。
註冊並登入你的 DottedSign 帳號後，就可以進行簽名。
完成後按下確認，就會將已簽署的文件往下一個人寄送過去。
這邊阿湯以電腦版來做一下範例，假設第二個人是用電腦收信，那麼一樣的點擊 View & Sign 後會要求你登入 DottedSign 帳號。
在電腦版上同樣的可以進行電子簽名沒有問題，唯一問題是，用滑鼠比較難寫字，所以建議可以先透過 APP 建立好電子簽名，這樣比較美觀啦。
最後在進度上就可以看到每個人依序的完成簽署，狀態一清二楚，主要建立者就可以掌握好簽署進度。
所有人都簽署完畢後就可以進入來查看一下簽署內容是否有誤，另外也能在歷史記錄裡看到每個人簽署的時間是什麼時候。
DottedSign文件簽署流程受 TLS/SSL、AES-256 及 RSA-2048 加密保護，並透過SSO（單ㄧ登入）提高安全層級，
使用心得：
阿湯自己本身使用電子簽名服務算是很頻繁，不論是自己簽署或是建立給別人簽署都會用到，最近透過 DottedSign 使用了電子簽名的功能，覺得最棒的一點是，不論是透過網頁或是 APP 的操作跟流程都非常的一致，有些服務的功能是網頁與 APP 會有落差，導致在使用時，有時得用網頁版或是 APP 才能設定或修改到想要用的資料或功能，其實相對之下是比較麻煩的。
另外 DottedSign 在電子簽名服務來說，價格非常平價，一年算下來才台幣 1800 元左右，只要有用過電子簽名服務的就知道這價格有多親民，而且還支援多人簽署任務，可以追蹤進度，平台也符合法規並有做好加密及身份驗證等各種機制，簽署若是有問題，在記錄中也都可以查看到簽署者的時間、IP 等詳細資料，其實是完全不用擔心被他人偽造，因為驗證的機制非常嚴謹，後續若有問題也有不少資訊可以做二次檢驗，非常值得一用的電子簽名服務。
