當我們在整理很大量的數據時，如果想要分明確的分析，可以直接用函數來進行，但如果想要直觀一點的話，就是為每個不同範圍區間的數據用「顏色」來區分，這樣講可能有點聽不懂，簡單的說，如果是要直觀查看學生分數的落點，60 分以下我們套用白色、60~80 可能是淡紅色，100 分可能是深紅，而中間的顏色就是不同的色階，這樣就能一眼看出整體的成績落點，當然這樣的小技巧可以運在更多地方，非常的實用，必學。
很多人想要學 Google 試算表或 Office Excel 的函數，都會問阿湯應該去哪裡上課？或是有沒有推薦什麼書籍，其實我自己以前學 Excel 的函數全部都是靠書籍還有網路，認真來說，有 90% 是靠網路學來的，我自己相信把基礎功打好，很快就上手，而最好學習的地方就是 Google 及 Microsoft 所提供的函數頁面，其實都有函數說明以及範例可以參考，想學的往下來看吧。
有網友最近在寫一些教學時，想要將 Google 試算表的表格內容嵌入到網頁上，用了二種方式，一種是截圖後放上去，另一個是真的複製了表格弄上去，但不論哪一種，都不是最佳的做法，以往如果是想要將 Excel 呈現的話，確實也沒別的方法，但現在如果是用 Google 試算表，則是可以將內容直接嵌入網頁上，不需要再搞東搞西，還可以開放編輯。
不論 Microsoft 的 Excel 或 Google 的試算表，當我們在撰寫公式時，最常遇到的問題是，想要檢視欄位的公式都是一個個去按，但其實是可以一次將所有的公式攤開在你面前，方便直接檢視，不用再一個個去按，更好除錯及對照內容，如果你還不會這招的話，快把快速鍵學起來吧。
Google 試算表大致上基本的功能和 Excel 差不多，但是有一些基本的功能設定方式阿湯認為比 Excel 更加方便且好上手，比如今天要來分享的是，要怎麼在 Google 試算表設定保護區域，並且限制可編輯的範圍，畢竟通常會利用雲端作業的都是為了方便多人共享協同編輯，所以被不小心動到是在所難免的，雖然可以查看編輯記錄，抓出兇手，但還是防範於未然，就來設定一下保護區域吧。
有網友問阿湯說，在公司因為共用一份 Excel 檔案，常常都會被不知道誰編輯後弄錯，不知道有沒有什麼方法解決，阿湯看了需求後發現他們要做的事情，可以直接在 Google 試算表上做到，所以我直接推薦他們改用 Google 試算表，一來是只要透過瀏覽器就可以編輯資料，二來最重要的就是，每一個「欄位」都能查看編輯記錄，而且可以清楚知道誰編輯了什麼內容，這樣未來如果有弄錯的話，馬上就能抓到兇手啦。