Word 小教室 – 如何讓多個相同文字內容「同步更新」

光看完標題，大家應該會想到在 Excel 裡怎麼做，只要用 =欄位馬上就可以搞定，而在 Word 裡沒有像這樣的函式可以使用，先想一下什麼時候可能會需要用到文字內容同步更新，比如像是合約內容，如果是比較長的內容，光是姓名、電話、地址可能就得出現好幾次，如果一個個輸入真的太累人了，因此阿湯提供大家二種方式可以達成，一種是大家應該都能想到的，建立好一份統一的內容後，再用「取代」的方式就可以搞定，另一種則是今天要教大家用的書籤及功能變數，往下來看。

多個相同文字內容「同步更新」教學

阿湯舉個簡單的例子，以合約來說，通常最前往就會出現一個甲方，後面可能還有簽約人是誰等，有些可能還有什麼保密條款或有的沒的，姓名大概就要出現個 3~4 次，一般合約如果要先將姓名輸入進去，等於你要複製貼上姓名或其他資料來來回回好幾次，聰明一點的就會先在所有的欄位建立一個自訂名稱，然後之後用取代的就可以了，不過取代你還是一次一次的取代，其實並不是那麼的方便。

今天透過書籤及功能變數這二個功能，可以直接建立出修改第一個項目後面就同步更新的方法，這樣如果項目一多，你也不用一個個慢慢取代。

首先選擇第一個會填寫的欄位（要先預填一個隨意的資料），選擇起來後，進入「插入」>「書籤」，輸入書籤的名稱（可以自訂一個），比如我輸入姓名。

如果你有多個資料同樣需要同步更新，每個欄位都建立一個書籤就對了。

接下來將滑鼠點一下要同步的欄位，然後在「插入」>「快速組件」>「功能變數」。

功能變數名稱中找到「Ref」，然後選擇我們建立對應的書籤名稱，像剛剛是姓名，按下確定。

這時你會看到甲方代表人顯示就跟甲方一樣。

之後你只要修改甲方這個欄位，下方就要可以跟著變動，但如果沒有變動也不用著急，往下來看。

註：修改甲方那欄位時，以阿湯的例子來說，先不要刪除湯包二個字，而是在湯包前方加上要使用的文字後再刪除湯包較不會錯誤。

如果其他功能變數沒有跟著第一欄位的內容變更時，你可以先 Ctrl + A 全選內容後，再按下 F9，那麼就會全部更新囉。

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