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Word 小教室 – 如何讓多個相同文字內容「同步更新」

2019/03/02 電腦小教室

光看完標題,大家應該會想到在 Excel 裡怎麼做,只要用 =欄位馬上就可以搞定,而在 Word 裡沒有像這樣的函式可以使用,先想一下什麼時候可能會需要用到文字內容同步更新,比如像是合約內容,如果是比較長的內容,光是姓名、電話、地址可能就得出現好幾次,如果一個個輸入真的太累人了,因此阿湯提供大家二種方式可以達成,一種是大家應該都能想到的,建立好一份統一的內容後,再用「取代」的方式就可以搞定,另一種則是今天要教大家用的書籤及功能變數,往下來看。

多個相同文字內容「同步更新」教學

阿湯舉個簡單的例子,以合約來說,通常最前往就會出現一個甲方,後面可能還有簽約人是誰等,有些可能還有什麼保密條款或有的沒的,姓名大概就要出現個 3~4 次,一般合約如果要先將姓名輸入進去,等於你要複製貼上姓名或其他資料來來回回好幾次,聰明一點的就會先在所有的欄位建立一個自訂名稱,然後之後用取代的就可以了,不過取代你還是一次一次的取代,其實並不是那麼的方便。

今天透過書籤及功能變數這二個功能,可以直接建立出修改第一個項目後面就同步更新的方法,這樣如果項目一多,你也不用一個個慢慢取代。

首先選擇第一個會填寫的欄位(要先預填一個隨意的資料),選擇起來後,進入「插入」>「書籤」,輸入書籤的名稱(可以自訂一個),比如我輸入姓名。

如果你有多個資料同樣需要同步更新,每個欄位都建立一個書籤就對了。

接下來將滑鼠點一下要同步的欄位,然後在「插入」>「快速組件」>「功能變數」。

功能變數名稱中找到「Ref」,然後選擇我們建立對應的書籤名稱,像剛剛是姓名,按下確定。

這時你會看到甲方代表人顯示就跟甲方一樣。

之後你只要修改甲方這個欄位,下方就要可以跟著變動,但如果沒有變動也不用著急,往下來看。

註:修改甲方那欄位時,以阿湯的例子來說,先不要刪除湯包二個字,而是在湯包前方加上要使用的文字後再刪除湯包較不會錯誤。

如果其他功能變數沒有跟著第一欄位的內容變更時,你可以先 Ctrl + A 全選內容後,再按下 F9,那麼就會全部更新囉。

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阿湯 作者:阿湯

對電腦 & 網路資訊充滿興趣與熱情、瘋了似的每日堅持發文,「阿湯」這個名字是由湯姆克魯斯而來的,雖然我沒有他帥氣,也不會演電影,但我會寫文章….

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