在 Word 讓多個相同文字內容同步更新的方法，是先將第一個欄位設定為「書籤」，接著在其他需要同步的位置插入「功能變數」並參照該書籤。之後只要修改第一個欄位，再按下 F9，所有內容就會自動更新。
為什麼 Word 需要文字內容同步更新？
在處理合約或長篇文件時，常會遇到姓名、電話等重複出現的資訊，這時就需要讓 Word 的文字內容同步更新，避免反覆修改的麻煩。光看完標題，大家應該會想到在 Excel 裡怎麼做，只要用 =欄位 馬上就可以搞定，而在 Word 裡沒有像這樣的函式可以使用。
先想一下什麼時候可能會需要用到文字內容同步更新？阿湯舉個簡單的例子，以合約來說，通常最前面就會出現一個甲方，後面可能還有簽約人是誰等，有些可能還有什麼保密條款或有的沒的，姓名大概就要出現個 3~4 次。一般合約如果要先將姓名輸入進去，等於你要複製貼上姓名或其他資料來來回回好幾次，如果一個個輸入真的太累人了。
聰明一點的就會先在所有的欄位建立一個自訂名稱，然後之後用「取代」的方式就可以搞定，不過取代你還是一次一次的取代，其實並不是那麼的方便。今天透過「書籤」及「功能變數」這二個功能，可以直接建立出修改第一個項目後面就同步更新的方法，這樣如果項目一多，你也不用一個個慢慢取代。
利用書籤與功能變數自動帶入重複資料的步驟
要在 Word 設定自動帶入重複資料，我們需要先選取文字建立「書籤」，再到其他欄位插入「功能變數」來參照該書籤。
首先，請選擇第一個會填寫的欄位（要先預填一個隨意的資料），將文字選擇起來後，進入上方選單的「插入」>「書籤」，接著輸入書籤的名稱（可以自訂一個），比如我輸入「姓名」。如果你有多個資料同樣需要同步更新，每個欄位都建立一個對應的書籤就對了。
接下來，將滑鼠點一下後面要同步顯示相同文字的欄位，然後在上方選單點擊「插入」>「快速組件」>「功能變數」。
在彈出的功能變數視窗中，從左側的功能變數名稱清單找到「Ref」，然後在右側選擇我們剛剛建立的對應書籤名稱，像剛剛是設定姓名，選好後按下確定。
這時你會看到，後方的甲方代表人顯示內容，就跟第一個欄位的甲方一模一樣了。
之後你只要修改第一個甲方這個欄位的文字，下方的欄位就要可以跟著變動。
修改內容後如何一鍵更新整份文件？
當你修改了第一個欄位的書籤內容後，如果發現後面的功能變數沒有馬上跟著變更，只要全選內容並按下 F9 就能一鍵更新，不用著急，往下來看。
註：修改甲方那欄位時，以阿湯的例子來說，先不要刪除湯包二個字，而是在湯包前方加上要使用的文字後再刪除湯包較不會錯誤。
如果其他功能變數沒有跟著第一欄位的內容變更時，你可以先按下鍵盤的 Ctrl + A 全選整份文件的內容後，再按下 F9，那麼整份文件裡的功能變數就會全部同步更新囉。
透過這個方法，以後處理大量重複資訊的合約或文件就能輕鬆搞定，省下不少時間。
常見問題
在 Word 裡可以像 Excel 一樣用公式同步文字嗎？
Word 沒有像 Excel 的「=欄位」函式可以使用，但可以透過設定「書籤」與插入「功能變數」來達成相同的文字同步自動更新效果。
Word 的功能變數要選哪一個才能同步書籤內容？
在插入功能變數的視窗中，左側功能變數名稱請選擇「Ref」，接著在右側選擇你建立的對應書籤名稱，按下確定即可。
為什麼修改了書籤文字，後面的功能變數沒有跟著變更？
Word 的功能變數有時不會即時連動，這時只要按下 Ctrl + A 全選文件內容，再按 F9 鍵，就能一鍵更新文件中所有的功能變數。
（本文於 2026 年 10 月更新：補充步驟說明與常見問題）
