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Excel 小教室- 好用的「篩選」功能介紹,以及自訂篩選小技巧

2017/08/07 電腦小教室

一般來說儲存格排序和篩選的方式,都是用文字的筆劃順序或是數值的大小來決定,但實務上常常會需要用不同的方式來處理,如果排大小或篩出特定值的方式無法得到想要的結果,就自己訂一套吧,之前阿湯寫過一篇「當欄位值不是照首字筆畫順序,該如何自訂排序」獲得熱烈迴響,今天就來介紹篩選的基本功能與如何自定篩選,掌握技巧後會發現其實不難,一起來看看吧。

篩選功能介紹

先來看預設的篩選方式,下面這個考績表共 15 人,假設我只想知道考績甲等的是哪些人有幾位,就在隨便一個「甲」的儲存格按右鍵篩選 → 以選取儲存格的值篩選。

結果考績甲等的人名就會被篩選出來,共 8 位。

遇到這種大量數字的內容,可以在每一欄都設定篩選,作業的時候比較方便,像下面這個班級成績單,就全選所有科目包括總分欄位,然後在右上方排序與篩選的地方,點篩選。

設定好後,每個欄位最上面那格就會出現倒三角形的篩選功能鍵,接著就可以開始篩選,假設要用總分這一欄的內容,找出比平均分數高的是哪幾個班,就打開總分欄的篩選功能,點數字篩選 → 高於平均。

出來就是高於平均分的幾個班級了,由於只是篩選並沒要求排序,所以不會自動依分數排好,而是會依原本表格內的班級順序來顯示。

如果將上面的結果再加上排序,假設由分數最高到最低,就再打開篩選清單,原本設定好的條件不用取消,點選「由最大到最小排序」即可。

這樣就可以既得到篩選的結果,又能照想要的顯示方式排列了。

如何自訂篩選方式

同樣是上面這份成績單,身為老師一定會想知道怎樣用不同模式來過濾出想知道的資訊,這時候就要自訂篩選,打開篩選功能,假設要看數學,就從數字篩選的地方,點最下面的「自訂篩選」。

如果要知道分數及格但不滿 80 分的是哪些班級,通常是 60 分及格,就在第一個條件選「大於或等於」並填上 60,再點「且」,設定第二個條件是「小於」並填上 80,點確定。

結果就是篩選出來的這四個班級了。

自訂篩選當然也可以用在文字上,尤其像這樣密密麻麻的表格,如果只想找出特定的值,不靠篩選一定會眼花還可能算錯,假設我們只想找出星期日喬正羽和趙力引的值班時段,先到星期日那欄,一樣選擇「自訂篩選」。

然後將符合條件設為「包含」喬正羽,中間點「或」,然後再加上「包含」趙力引,點確定。

最後星期日兩人的時段就出來了,各兩個不同時段。

像這個例子其實也可以打開篩選清單後,直接在內容勾選要顯示的人名即可,但如果要進行更多設定,還是要自訂篩選囉。

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阿湯 作者:阿湯

對電腦 & 網路資訊充滿興趣與熱情、瘋了似的每日堅持發文,「阿湯」這個名字是由湯姆克魯斯而來的,雖然我沒有他帥氣,也不會演電影,但我會寫文章….

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