在準備簡報資料的時候一定會遇到不少需要調整的地方，尤其是與其他成員合力編輯、或是長官你一言我一語，一份 PPT 除了哪些要刪減哪裡要新增，最麻煩的就是順序了，如果你的投影片內容豐富張數不少，要一張張拉肯定會眼花，其實我們可以將整份簡報分類別和段落，再從「投影片瀏覽」的地方檢視即可輕鬆移動，不管是用段落或單張來移，都會比直接從編輯頁面來處理清楚、方便得多。
阿湯通常會在 Word 文章中加進圖片都會先批次壓縮再一起插入，不過大部分是用在處理比較大量的圖檔，如果是臨時要插入單張或少數幾張，也可以先放進去再調整，不過 Word 其實很方便的，不管你插入多少張圖片，其實都能一次解決壓縮或編輯的問題，單張或全部更改都很方便，還會視需求提供參考，看你的文件是要列印還是做 Email 的附加檔案，都有建議的尺寸讓你直接套用，不用煩惱要怎麼調整。
上次阿湯這篇「利用 SmartArt 圖形功能，讓圖片自動在 PPT 中快速排版」獲得許多迴響，其實阿湯有點訝異原來很多人根本沒用過這項功能，於是今天一樣利用 PowerPoint 講解 SmartArt 可以做到的事，包含如何解散群組自由編排、依類別選擇顏色與樣式，算是進階帶大家看一遍，不過阿湯也在學習中啦，還是希望和各位多多交流心得，讓簡報更精進。
上次有網友跟阿湯求救，說老闆叫他將整份簡報「單獨」存檔「分開」傳給廠商，一開始阿湯還沒聽懂，搞清楚才知道是將簡報中的每一張投影片單獨存一張檔案，問題是總共有一百多張，難道要開一百多個檔案來另存？千萬不要用那麼笨的方法，其實只要在發佈的地方調整一下，將投影片儲存到另個資料夾，再開啟就是獨立的一張張投影片，要編輯或傳送給別人就很方便了。
現在 PowerPonit 高手如林，聽說有的提案現場都在比誰做的簡報檔最有特色（比提案內容更引人注目…），不知道大家在簡報的最後一張都放什麼呢？無論多精彩的簡報，看到最後也是會累的，除了放上一張謝謝觀賞之類的句子，也可以利用動畫效果，列出工作團隊或是要感謝哪些人，再讓這些文字一行行往上跑，就像很多影片結尾那樣，一定會讓觀眾的印象更為深刻，搭配音樂效果更佳。
利用 PPT 製作簡報最方便的方式就是套用各式模版，但如果找不到合適的版型或還是想自己配置的話，封面的設計就十分重要，當然不會想跟大家用類似的方法，放張圖片加文字而已，一定要試試看各種不同的方式才能進步，今天阿湯要教的是利用漸層圖片製作遮罩的效果，讓封面變得特別、有質感一點，也不用擔心跟別人的長得很像（尤其主題相同的話），一起來看看吧。
PowerPoint 中圖片與文字的搭配十分重要，傳統方式大部分都是改投影片裡的版面配置，將圖片插入後再輸入文字，不過這樣難免呆板且有時候要顧慮到整齊度還要不斷上上下下調整，好在目前 Office 2007 以上的版本都有一個「SmartArt 圖形」功能，只要選擇喜歡的圖文配置模式，再匯入圖片、編輯文字，就可以迅速變身成一張漂亮的投影片了，一起來看看。
密密麻麻的表格真的令人眼花撩亂，如果你的主管一次要審核好幾份表格，最後眼睛一定會受不了，好在新版的 Excel（泛指 2010、2013、2016 版）多了一項功能「Sparkline」，可讓你在儲存格的空白處加入簡單的走勢圖，讓人一眼就能判斷這些數字表現出的意涵，很適合用在統計相關的表格，還可以加入高低點、改變顏色，讓表格更生動、與眾不同。