Google 試算表 AI 功能可協助建立表格、撰寫公式、摘要分類與找出資料重點。這篇從帳號資格、開啟 Gemini 側邊面板開始，示範如何製作支出表、分析數據，以及用 AI 函數批次整理顧客意見；同時說明提示詞寫法、資料安全、結果驗證與常見錯誤，第一次使用也能照著完成。
Google 試算表的 AI 功能可用 Gemini 建表、寫公式、整理與分析資料，也能用 AI 函數批次處理儲存格文字。
以下以 2026-10-20 的電腦網頁版為例，帶你完成一份每月支出表，並整理顧客意見。Google 會分批調整介面與帳號權限，因此按鈕名稱或位置可能稍有不同。
使用 Google 試算表 AI 前要確認什麼？
使用 Google 試算表（Google Sheets）AI 前，先確認帳號是否具備 Gemini 權限；最簡單的判斷方式，是查看試算表右上方有沒有星芒圖示或 Gemini 入口。
個人免費帳號不一定能使用完整的內建 AI 工具；個人付費 AI 方案或符合資格的 Google Workspace 帳號，通常可依方案與地區取得功能。公司或學校帳號還可能由管理員關閉 Gemini，即使同事看得到，自己的帳號也未必會出現。
| 帳號情況 | 可能看到的功能 | 建議處理方式 |
|---|---|---|
| 個人免費帳號 | 一般試算表工具，AI 權限依帳號開放 | 查看右上方是否有 Gemini 入口 |
| 個人付費 AI 方案 | 側邊面板及部分 AI 功能 | 確認登入的是訂閱帳號 |
| 公司或學校帳號 | 依 Workspace 方案與管理設定 | 詢問組織管理員是否已啟用 |
建議使用桌面瀏覽器操作，因為手機版畫面較小，部分建立表格、分析資料或側邊面板功能可能尚未提供。第一次練習可先建立不含真實姓名、電話與訂單資訊的測試檔案。
如何用 Gemini 建立並分析支出表？
用 Gemini 製作試算表的做法，是先開啟側邊面板，再用一句具體提示詞交代欄位、資料內容與想得到的結果，最後檢查並插入工作表。
- 建立空白試算表：登入 Google 試算表後新增空白檔案，把檔名改成「每月支出紀錄」。
- 開啟 AI 面板：在右上方找到星芒圖示或 Gemini 入口並點一下，畫面側邊會出現可輸入問題的面板。若完全找不到入口，通常是帳號方案、地區、管理設定或分批開放造成。
- 輸入明確需求：在輸入框貼上「建立一份每月支出表，欄位包含日期、項目、類別、付款方式、金額與備註，加入 5 筆範例資料」。提示詞寫出欄位與範例數量，比只輸入「幫我做表格」更容易得到可用結果。
- 預覽並插入：等待 Gemini 產生表格後，先確認欄位是否正確，再選擇畫面中的插入或套用選項。不同帳號看到的按鈕文字可能略有差異，不要在未檢查時直接覆蓋原有資料。
表格建立後，可以在金額欄填入幾筆數字，再詢問：「分析目前支出，列出總額、最高支出類別，以及三項節省建議。」Gemini 會依工作表內容提供摘要；部分版本也能提出公式、圖表或資料整理建議。
- 指定資料範圍：如果工作表有多張表或大量欄位，提示詞要寫清楚「分析工作表『十月』的 A1 到 F30」，避免 AI 抓錯資料。
- 要求產生公式：輸入「請提供計算 E2 到 E30 總額的公式」，確認建議為 =SUM(E2:E30) 後，再放進總計儲存格。
- 要求建立圖表：可輸入「依類別彙整金額，建議適合比較支出的圖表」。AI 若提供圖表或操作選項，仍要檢查分類範圍與金額是否完整。
如何用 AI 函數批次整理文字？
如果帳號已開放 Google 試算表 AI 函數，可在儲存格輸入 =AI()，讓每一列文字自動摘要、分類或改寫，適合處理問卷意見與客服紀錄。
假設 A 欄放顧客意見，B 欄要自動分類，可在 B2 輸入 =AI("將這則意見分類為：價格、配送、品質或其他", A2)。送出後等待結果出現，再向下複製公式，讓其他列套用相同規則。
AI 函數名稱、語法與開放範圍可能依帳號更新；如果輸入 =AI( 後沒有函數提示，代表目前帳號可能尚未支援。此時可改用 Gemini 側邊面板，貼上一小段資料並要求輸出分類結果。
批次處理前，建議先測試 5 至 10 列，確認分類名稱一致，再套用到整欄。大量一次產生可能需要較長時間，也可能受到帳號使用量或服務限制影響。
提示詞怎麼寫才容易得到正確結果？
好用的 Google 試算表 AI 提示詞至少要包含資料位置、工作目標、輸出格式與限制，讓 Gemini 知道要讀哪裡、做什麼，以及答案應該長什麼樣子。
- 建立表格：「建立活動報名表，包含姓名、聯絡方式、場次、付款狀態，第一列使用欄位名稱。」
- 整理資料：「將 A2:A20 的意見分成正面、中立、負面，只輸出分類，不要補充說明。」
- 分析數字：「分析 B2:B50 的銷售額，列出平均值、最高值、最低值，金額四捨五入到整數。」
- 撰寫公式：「根據 C 欄數量與 D 欄單價，在 E2 建立計算小計的公式，並說明如何向下填滿。」
不要把 AI 回答直接當成正確答案。 Gemini 可能選錯範圍、漏掉空白列，或產生看似合理但不符合需求的公式；重要報表應抽查原始資料，並用人工計算或既有公式比對總額。
涉及客戶名單、醫療資料、薪資或未公開財務資訊時，不要直接貼進 AI 提示詞。公司與學校使用者應先遵守組織的資料政策，必要時移除姓名、電話、地址及可辨識身分的內容。
常見問題
Google 試算表 AI 最常見的問題，通常與帳號權限、資料範圍、公式支援及結果可靠度有關，可先依下列方式排除。
為什麼我的 Google 試算表沒有 Gemini 按鈕？
通常是帳號方案、地區、分批開放或組織管理設定不同。先確認登入帳號是否正確；公司或學校帳號則可詢問管理員是否已啟用 Gemini。
Google 試算表 AI 可以免費使用嗎？
不一定。一般試算表可免費使用，但完整 Gemini 與 AI 函數可能需要符合資格的個人 AI 方案或 Workspace 方案，實際權限以帳號畫面為準。
Gemini 可以直接修改我的試算表嗎？
部分版本可協助建立表格、套用內容或提出編輯建議，但通常仍會提供預覽或確認步驟。套用前應檢查範圍，重要檔案可先建立副本。
AI 產生的公式一定正確嗎？
不一定。AI 可能誤判欄位、資料型態或計算條件，應先在少量資料測試，並檢查儲存格範圍、括號與結果是否符合人工計算。
下一步：先從一張小表格開始
第一次使用 Google 試算表 AI，先建立一張 5 筆資料的支出表，請 Gemini 產生欄位、總和公式與分類摘要，再逐項核對結果。熟悉後再處理問卷或工作報表，能降低資料被覆蓋與公式出錯的風險。
