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Excel 小教室 – 如何使用「追蹤修訂」功能查看編輯紀錄?

2017/08/04 電腦小教室

一般來說追蹤修訂的功能,大部分用在多人共同編輯的 Excel 檔案,例如業績統計表、數量登記等等,如果沒有開啟追蹤功能,就不會知道這份文件有誰更動、什麼時候、更改了哪些內容,而只要開啟這項功能,就會像監視器一樣將變動的痕跡一個個記錄下來,自己也可以檢視所有動作後,藉由接受或拒絕修訂,將整份文件重新整理、編輯,可說是相當方便的功能。

如何使用「追蹤修訂」功能?

從校閱頁籤找到追蹤修訂,點「標示修訂處」。

勾選「編輯時紀錄所做的修訂」,並選取想要標示的項目,如修訂時間、修訂者、修訂處,最後再看要不要將修訂紀錄標示出來。

如果有標出來,儲存格左上角就會出現黑色三角形,並顯示誰在哪個時間,做了哪些修訂。

在「共用活頁簿」的進階設定可以調整要保留幾天內的紀錄、檔案更新的時機、衝突發生時的解決方式等。

當修訂次數越來越多,再點開標示修訂處,勾選「將修訂紀錄存在另一個工作表中」。

接著就會開啟工作表,修訂者、時間、內容,工作表與儲存格位置都會一一列出,十分清楚。

自己也可以選擇接受或拒絕的修訂。

例如這份文件目前有 7 項修訂,可一項項檢視要不要接受或全部接受,拒絕也是同樣的意思,好好運用這些功能,就能確保資料的內容,也更不易出錯。

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阿湯 作者:阿湯

對電腦 & 網路資訊充滿興趣與熱情、瘋了似的每日堅持發文,「阿湯」這個名字是由湯姆克魯斯而來的,雖然我沒有他帥氣,也不會演電影,但我會寫文章....

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