怎麼用 AI 寫 Excel 與 Google 試算表公式？ChatGPT 實戰教學

這篇文章會教你如何透過 ChatGPT 5.6 SOL 模型，用白話文描述需求來產生 Excel 與 Google 試算表的公式。包含計算十進位工時、年終獎金條件判斷、擷取手機號碼及跨表比對結帳金額，讓你不用背函數也能輕鬆搞定報表。

重點摘要

• 使用 ChatGPT 5.6 SOL 模型生成 Google 試算表公式
• 實作工時計算並轉換為十進位格式（如 8.5 小時）
• 透過白話文指令從複雜字串中擷取手機號碼，並解決開頭 0 消失的問題
• 跨資料表比對商品與 VIP 折扣，自動計算最終結帳金額

影片章節

1. 00:00 ChatGPT 5.6 新版本簡介與模型選擇
2. 00:58 範例一：計算打卡實際工時與轉換十進位
3. 04:57 範例一：依據績效與年資計算年終獎金
4. 06:55 範例二：從複雜字串中擷取手機號碼與補零技巧
5. 09:04 範例二：跨資料表比對與 VIP 結帳金額計算
6. 10:29 結論：AI 生成公式的優缺點與實用建議

為什麼要用 ChatGPT 幫忙寫試算表公式？

現在你可以直接利用 ChatGPT 最新的 GPT 5.6 SOL 模型來幫你寫公式。只要把你的表格欄位與計算邏輯用白話文描述清楚，AI 就能直接給你一串可以直接貼上使用的公式。這篇文章我會用 Google 試算表來做示範，帶你實測四個辦公室常見的情境。

範例一：計算實際工時並轉換為十進位數字

我們要算出打卡後的實際工時，並顯示為「幾點幾小時」（例如 8.5 小時），而不是幾小時幾分鐘，這樣後續要乘上時薪才會方便。

1. 告訴 AI 欄位配置：B 欄是上班時間，C 欄是下班時間。
2. 說明計算規則：下班時間減去上班時間，並固定扣除一小時午休。
3. 要求輸出格式：在 F 欄顯示時進制數字。

你可以這樣下提示詞：

我有一個 Excel 表格，B 欄是上班打卡時間，C 欄是下班打卡時間。我要在 F 欄算出實際工作時數，而且以時進制的數字顯示（例如 8.5 小時）。計算規則是下班時間減去上班時間，並且固定扣除一小時的午休時間。請給我可以貼在 F2 儲存格的公式，並解釋如何把時間格式轉為數字。

遇到的問題與解法：
一開始把公式貼上去後，儲存格可能會顯示像「1600」這種奇怪的數字，這是因為套用到時間格式了。你可以直接跟 AI 說：「我是在 Google 試算表貼上去的，顯示的 1600 不是我要的時進制。」AI 會給你一個新的公式。把新公式貼上後，到試算表上方的選單選擇「格式」>「數值」>「數字」，就會正確顯示為 8.67 小時了。如果需要四捨五入，可以從自訂數字格式去調整。

範例二：依據績效與年資計算年終獎金

這個範例是要利用條件判斷來算年終獎金。你只要把規則告訴 AI，它就能幫你把複雜的 IF 條件寫出來。

1. 告訴 AI 績效評分、年資、年終獎金金額分別在哪一欄。
2. 給予相關的發放規則（例如績效多少分對應多少獎金、年資加給等）。
3. 請 AI 產出公式。

送出後，AI 通常會提供不只一種寫法。例如它給了我兩個公式，其中一個包含了「如果績效或年資沒填，就保持空白」的防呆機制。我覺得這個比較符合實際需求，就直接複製第二個公式，貼到年終獎金的儲存格然後往下拉，瞬間就計算完成了。

範例三：從複雜字串中擷取手機號碼並保留開頭的零

有時候系統匯出的資料，姓名、手機和地區會全部混在同一個欄位裡，例如中間用底線隔開。因為名字字數不固定，不能單純用位移來擷取，這時候交給 AI 最快。

1. 描述欄位狀況：B 欄是夾雜姓名、手機和地區的字串，中間用底線隔開。
2. 給予範例內容。
3. 說明需求：只擷取出中間的手機號碼段落（兩個下底線之間的文字）。
4. 限制條件：請給我貼在 F2 的公式，不要用到 VBA。

遇到的問題與解法：
AI 給出公式後，貼上去會發現手機號碼開頭的「0」不見了。解法是先將該欄位的格式設定為「數值」>「純文字」。如果重貼公式後 0 還是沒有出來，就回到 ChatGPT 告訴它：「0 還是沒有顯示」。AI 會換另一種函數寫法，重新複製貼上後，開頭的 0 就能正常顯示了。

範例四：跨資料表比對商品與 VIP 折扣計算結帳金額

遇到需要跨工作表比對資料時，一樣把需求描述清楚就好。

1. 告訴 AI 你有兩個工作表，分別的名稱是什麼。
2. 詳細說明工作表一和工作表二的欄位配置（包含商品代碼、商品數量、客戶等級、原價、VIP 折扣等）。
3. 說明計算邏輯：如果是 VIP 就套用折扣，不是就原價計算，最後算出結帳金額。
4. 請 AI 產出 G 欄的公式。

AI 很快就產出了一串很長的公式（通常是 VLOOKUP 搭配 IF）。就像我前面說的，AI 給的公式不一定是最短的，但只要貼上去能算出正確的結帳金額，直接下拉套用就可以了。

實測心得與使用 AI 寫公式的注意事項

• 提前告知軟體：建議先跟 AI 說你要用的是 Google 試算表還是 Excel，因為有些函數是不通用的。
• 用文字描述比截圖好：我比較習慣用文字詳細描述欄位和需求。直接把表格丟給 AI，它在思考時很常會把欄位錯位。
• 公式長短不重要：AI 產出公式是以「可用」為主，不一定會像人類寫的那樣精簡。只要能算出正確答案，公式長一點也無所謂。
• GPT 5.6 實測表現：這幾天測試下來，GPT 5.6 確實比以前進步，在某些邏輯處理上我覺得比 Claude 厲害個 10% 到 15% 左右。但大家也不用過度神話它，只要你懂得把需求描述清楚，現在主流的 AI 工具都能幫你解決大部分的試算表問題。

本文整理自阿湯的 YouTube 影片〈不會 Excel / Google 試算表函式也沒關係！教你用 AI 自動產生公式，工作效率翻倍〉，實際操作畫面請看影片；更多 AI 實用教學，歡迎訂閱 I'm 阿湯 YouTube 頻道。

常見問題